Omschrijving:

Delegatie ondertekening verwerkersovereenkomsten in het kader van GDPR aan het vast bureau

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) die in voege is getreden op 25 mei 2018 bepaalt op welke manier de gemeente als organisatie met de persoonsgegevens van haar inwoners, leveranciers en derden dient om te gaan. Ze legt een aantal procedurele en organisatorische verplichtingen op zoals het aanstellen van een data protection officer, het voorzien van de nodige procedures in geval van datalek, … en een aantal verplichtingen omtrent de toegang en bescherming van het ICT netwerk van de gemeente.

Voor gegevens die extern bewaard worden (door zgn. verwerkers – derden die deze gegevens kunnen inkijken en/of bewerken) voorziet de GDPR dat wij als organisatie verwerkersovereenkomsten afsluiten met deze verwerkers. Deze overeenkomsten bepalen onder andere aan welke verplichtingen de leveranciers moeten voldoen om de bescherming van de persoonsgegevens te vrijwaren.

Het goedkeuren van deze overeenkomsten is een verantwoordelijkheid van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Voor een vlotte werking kan de goedkeuring, afkeuring, wijziging van een verwerkersovereenkomst gedelegeerd worden aan het vast bureau.

Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 september 2019 met de delegatie van de goedkeuring van verwerkersovereenkomsten aan het vast bureau.

Juridisch kader:

Artikel 77, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

Artikel 78, van het decreet  van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau.

Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming )

Artikel 28, derde lid van de algemene verordening gegevensbescherming

De verwerking van persoonsgegevens wordt door een verwerker geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling krachtens het Unierecht of het lidstatelijke recht die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven.

Bijkomende motivering:

Het OCMW wordt regelmatig geconfronteerd met situaties waarbij er een dergelijke verwerkersovereenkomst moet opgemaakt worden. De raad voor maatschappelijk welzijn moet hierbij nu steeds de verwerkersovereenkomst goedkeuren, evenals eventuele latere wijzigingen. Dit vertraagt de procedure nodeloos.

Besluit met eenparigheid van stemmen:

Enig artikel:

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit om de bevoegdheid met betrekking tot de goedkeuring, afkeuring of wijziging van een verwerkersovereenkomst in het kader van de GDPR te delegeren aan het vast bureau.