Omschrijving:
De gemeenteraad keurt het dienstreglement goed van de bibliotheken uit het bibburenproject.
Motivering:
Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:
Op 15 december 2014 keurde de gemeenteraad de deelname van Ranst goed aan de Interlokale Vereniging Bibburen. Deze vereniging, waaraan de bibliotheken van Borsbeek, Malle, Ranst, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel participeren, streeft een efficiëntere werking van de bibliotheken na. Dit zowel op projectmatige als op structurele basis.
Het project richt zich op samenwerking tussen de bibliotheken uit deze gemeenten en krijgt ondersteuning van de provincie Antwerpen.
Het doel is om een efficiëntere werking van de bibliotheken na te streven en een zo groot mogelijk publiek te bereiken
Op 16 november 2015 besloot het beheerscomité (bestaande uit schepenen en bibliothecarissen van de deelnemende gemeenten) om een vergelijking tussen de verschillende dienstreglementen te maken en de mogelijkheid te onderzoeken om tot één gezamenlijk dienstreglement te komen.
Op 12 december 2016 ontving de projectvereniging van het provinciebestuur Antwerpen het bericht dat zij dit project zullen ondersteunen omdat dit gezien wordt als een pilootproject.
Op de vergadering van het beheerscomité van 12 juni 2017 werd een voorstel voor een gezamenlijk dienstreglement goedgekeurd en werd beslist dit voor te leggen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.
Juridisch kader:
Artikels 6 tot en met 9 van het decreet van 6 juni 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking dat de modaliteiten bepaalt waaronder de gemeente intergemeentelijk kan samenwerken zonder rechtspersoonlijkheid, namelijk de interlokale verenigingen.
Dit samenwerkingsverband is gegrond op een overeenkomst met statutaire draagkracht die bepalingen bevat omtrent de duurtijd en de eventuele verlenging, de opzegmogelijkheid, de eventuele inbreng van de deelnemers en de wijze waarop deze inbreng wordt beheerd, de interne organisatie, de wederzijdse rechten en verplichtingen en de financiële repercussies, de informatieverstrekking aan de deelnemers en de jaarlijkse evaluatie door de gemeenteraden, de opmaak van de rekeningen en de bestemming van het resultaat, de financiële controle, de vereffening.
Artikel 42, §2, 2° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast.
Artikel 9. van het decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012
Elke gemeente moet, alleen of in een samenwerkingsverband van een of meer andere gemeenten, een openbare bibliotheek organiseren. Om te kunnen intekenen op de Vlaamse beleidsprioriteit, vermeld in artikel 5, 2°, moet de openbare bibliotheek :
- inspelen op maatschappelijke uitdagingen zoals de digitalisering van de samenleving
- een onafhankelijk en pluriform informatieaanbod ter beschikking stellen, breed en zorgvuldig samengesteld, aangepast aan de behoeften van het doelpubliek en in een niet-commerciële omgeving
- een onlinecatalogus aanbieden vanuit een bibliotheeksysteem, gebaseerd op de gegevens van het centraal bibliografisch achtergrondbestand Open Vlacc
- de raadpleging in de bibliotheek van alle informatiedragers en de uitlening van materialen en bestanden zo laagdrempelig mogelijk maken, in het bijzonder voor moeilijk bereikbare doelgroepen en voor mensen met een beperkt inkomen
- een optimale publieke dienstverlening garanderen op klantvriendelijke uren
- van de middelen, bestemd voor de aankoop van gedrukte materialen, jaarlijks minstens 75 percent van het vastgestelde budget besteden aan Nederlandstalige publicaties
- met het oog op monitoring, naast de door de gemeenteraad goedgekeurde jaarrekening, één keer per jaar algemene beleidsrelevante gegevens ter beschikking stellen over de openbare bibliotheek in de vorm en volgens de procedure die de Vlaamse Regering bepaalt
Adviezen:
Op vergaderingen van de adviesraad van de bibliotheek op 14 september 2016, 25 januari 2017 en 7 juni 2017 werd het opstellen van een gezamenlijk dienstreglement inhoudelijk goedgekeurd.
Bijkomende motivering:
Volgende zaken werden aangepast ten opzichte van het bestaande dienstreglement:
- Het maximum aantal te ontlenen materialen wordt 15 (in plaats van onbeperkt)
- Het reserveren van materialen wordt gratis (in plaats van € 0,5);
Voordelen voor de bibliotheekgebruiker:
- Drempelverlagend effect: gebruikers moeten zich slechts 1 maal inschrijven
- Extra dienstverlening: gebruiker kan gratis gebruik maken van de 7 bibliotheken en hun filialen
- Vereenvoudiging: in alle bibliotheken gelden dezelfde regels
- Uitbreiding van de collectie: de gebruiker kan gebruik maken van de 7 bibliotheekcollectie
Voordelen voor de bibliotheek:
- Gedeeld klantenbestand: potentieel voor promotie van activiteiten
- Voordelen van een gedeelde merknaam 'Bibburen'
- Vergemakkelijkt samenwerking op andere vlakken
- Zorgt voor bredere samenwerking en dynamiek
- Ondersteuning door provincie Antwerpen (trajectbegeleiding, financiering aanpassingen in de bibliotheeksoftware, subsidie voor promotiecampagne).
Het gemeenteraadslid, Jorg Welz (N-VA) verwijst naar de voordelen van de bibliotheekgebruikers volgens de adviezen. Volgens dit advies kan de gebruiker gratis gebruik maken van de 7 bibliotheken van de deelnemende gemeenten Borsbeek, Malle, Ranst, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel. Het gemeenteraadslid vraagt zich af of men enkel gebruik kan maken in de hoofdbibliotheek van de deelnemende gemeenten of ook in de filialen?
Het gemeenteraadslid vraag zich ook af of men in elke gemeente afzonderlijk 15 materialen gratis kan uitlenen voor een periode van 4 weken. Dit wil zeggen dat er 7 x 15 = 105 materialen kunnen ontleent worden. Is dat de bedoeling?
De schepen van bibliotheken, Tine Muyshondt (CD&V) antwoordt dat men uiteraard ook gebruik kan maken van de filialen. De bibliotheek van Ranst bestaat uit de hoofdbibliotheek en de filialen. De schepen vermeldt dat dit aangepast zal worden in de motivering.
Daarnaast is het inderdaad theoretisch mogelijk dat iemand 105 stuks uitleent maar de schepen verwacht dat dit niet zal gebeuren. Moesten er toch misbruiken zijn, kan altijd het reglement aangepast worden.
Besluit met eenparigheid van stemmen:
Art. 1:
Bibburen is een interlokale vereniging. Ze bestaat uit de bibliotheken van de deelnemende gemeenten Borsbeek, Malle, Ranst, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel.
Art. 2:
De openbare bibliotheken van Bibburen zijn een gemeentelijke dienst. De bibliotheken zijn voor iedereen vrij toegankelijk.
Art. 3:
Iedereen kan gratis lid worden van de bibliotheek op vertoon van een geldig identiteitsbewijs of verblijfsdocument.
Voor kinderen jonger dan 12 jaar die lid willen worden van de bibliotheek is de toestemming vereist van een ouder of voogd.
Art. 4:
§1. Lenen van materialen
Materialen kunnen enkel door leden geleend worden met een geldige bibliotheek- of identiteitskaart.
Elk lid kan in elke gemeente van Bibburen 15 materialen gratis lenen voor een periode van 4 weken.
Materialen die een leeftijdsaanduiding hebben kunnen niet geleend worden door iemand met een jongere leeftijd.
In een bibliotheek met een zelfuitleensysteem is de lener verantwoordelijk voor het correct registreren van de materialen die men uitleent en terugbrengt.
De materialen kunnen door de lener op aanvraag of online tweemaal worden verlengd met 4 weken. Materialen die gereserveerd werden door een andere gebruiker kunnen niet worden verlengd.
Voor elk materiaal dat de gratis uitleenperiode overschrijdt, wordt een boete per openingsdag aangerekend. Bij het overschrijden van de leentermijn met een week ontvangt de lener wekelijks een aanmaning waarvoor een administratiekost wordt aangerekend en het posttarief bij een aangetekende zending. Indien de lener de leentermijn met 8 weken overschrijdt of een schuld van meer dan € 10 heeft openstaan in één van de bibliotheken van Bibburen, wordt het lidmaatschap van alle bibliotheken van Bibburen automatisch geblokkeerd tot alle materialen zijn teruggebracht en de schuld is betaald.
Wanneer de bibliotheek gesloten is kan een lener materialen terugbrengen als er een inleverbus is. De materialen worden pas bij de eerstvolgende opening van de bibliotheek door een bibliotheekmedewerker ingenomen, die eventuele kosten kan aanrekenen voor het overschrijden van de leentermijn, de onvolledigheid of de beschadiging van ingeleverde materialen.
Bibliotheekmaterialen kunnen enkel worden teruggebracht in de gemeente waar ze werden geleend.
§2. Reserveren van materialen
Elk materiaal dat uitgeleend is, kan gratis worden gereserveerd. Een lid kan maximum 3 reservaties op hetzelfde moment hebben. Het gevraagde materiaal blijft 10 werkdagen beschikbaar en moet worden opgehaald met de bibliotheek- of identiteitskaart van de aanvrager.
§ 3. Lenen uit andere bibliotheken
De lener kan materialen uit andere bibliotheken in Vlaanderen aanvragen tegen een vergoeding. Het gevraagde materiaal blijft 10 werkdagen beschikbaar en moet worden opgehaald met de bibliotheek- of identiteitskaart van de aanvrager.
§4. Dienstverlening op maat
Voor dienstverlening op maat kunnen er afwijkende afspraken worden gemaakt met de bibliothecaris.
§5. Printen en kopiëren
Het aanbod printers en fotokopieertoestellen verschilt per bibliotheek. Voor het afdrukken op papier wordt een vergoeding aangerekend.
Art. 5:
§1.Algemeen
De bibliotheekkaart is persoonlijk, de naamdrager is verantwoordelijk voor het gebruik en de kaart mag dan ook niet worden overgedragen aan een derde.
De gebruiker moet het verlies van zijn kaart onmiddellijk melden. Bij verlies of diefstal van de bibliotheekkaart zonder melding aan de bibliotheek blijft de lener verantwoordelijk voor eventueel misbruik door middel van de kaart. Een nieuwe bibliotheekkaart kan aan de balie worden aangevraagd. Hiervoor betaalt de gebruiker een administratieve kost.
Een wijziging van adres- of contactgegevens moet door de gebruiker zo snel mogelijk worden gemeld aan de bibliotheek.
§2. Auteursrecht en kopieerrecht
De bibliotheekgebruiker is volledig verantwoordelijk voor eventuele inbreuken of misbruiken tegen de wettelijke bepalingen inzake kopiëren, auteursrechten en gebruiksrechten.
§3. Aansprakelijkheid
De bibliotheek kan niet verantwoordelijk worden gesteld indien het geleende materiaal niet bruikbaar is en kan evenmin verantwoordelijk worden gesteld voor schade aan apparatuur van de gebruiker of voor verlies van gegevens.
De bibliotheek kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of diefstal van persoonlijke voorwerpen in de bibliotheek.
De bibliotheek kan niet verantwoordelijk worden gesteld indien computers, printers of computertoepassingen, zoals het internet, tijdelijk niet beschikbaar zijn.
Het oneigenlijk gebruik van de ICT-apparatuur in de bibliotheek is verboden.
§4. Verlies of schade geleende materialen
Bij verlies van of schade aan een geleend materiaal moet de lener dit vergoeden. Bibliotheekmaterialen waarvan de uitleentermijn met meer dan twee maanden is overschreden worden als verloren beschouwd. De bibliotheek rekent hiervoor de aankoopprijs en eventuele verwerkingskosten van het materiaal aan. Voor materialen die niet meer verkrijgbaar zijn bepaalt de bibliothecaris de vergoeding.
Art. 6:
Iedere bibliotheek hanteert huishoudelijke afspraken om de goede sfeer, de rust, de veiligheid en het comfort van alle bezoekers en het bibliotheekpersoneel te garanderen. De huishoudelijke afspraken vindt u op de website van elke bibliotheek.
Art. 7:
De persoonlijke gegevens die door de bibliotheek genoteerd worden, worden opgenomen in een gebruikersbestand en zijn exclusief bestemd voor bibliotheekdoeleinden. De gegevens worden verzameld in overeenstemming met de wetgeving op de bescherming van de persoonsgegevens.
U hebt het recht om uw gegevens en die van de aan uw zorg toevertrouwde minderjarigen in te zien en/of te verbeteren.
Art. 8:
Inbreuken op het dienstreglement kunnen worden bestraft met de onmiddellijke, tijdelijke of definitieve uitsluiting van de bibliotheek. De bibliothecaris neemt daartoe de beslissing, indien mogelijk, nadat de gebruiker is gehoord. Alle onvoorziene gevallen worden behandeld door de bibliothecaris.
Art. 9:
Het dienst- en retributiereglement dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad van Ranst op 16 november 2015 wordt met ingang van 1 januari 2018 vervangen door dit dienstreglement dat van toepassing is in alle bibliotheken die behoren tot de interlokale vereniging Bibburen.