Omschrijving:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het gebruiksreglement voor het gebruik van opslagruimte in Loods 28 aan erkende verenigingen goed.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Het OCMW renoveert Loods 28 in de Van den Nestlaan en wil na de werken opslagruimte ter beschikking stellen van erkende lokale verenigingen.

Het kosteloze gebruik van de opslagruimte betreft een subsidie die de erkende lokale verenigingen kunnen toegewezen krijgen op gemotiveerde aanvraag en voor zover er ruimte beschikbaar is.

De raad voor maatschappelijk welzijn van 21 september 2026 keurde het subsidiereglement voor het gebruik van Loods 28 goed voor de periode van 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2031.

Voorgesteld wordt dat de raad voor maatschappelijk welzijn het gebruiksreglement hiervoor aanneemt met inwerkingtreding vanaf 1 januari 2027.

Juridisch kader:

Artikel 77 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die door of krachtens de wet of het decreet aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn zijn toevertrouwd. De raad bepaalt het beleid van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, kan daarvoor algemene regels vaststellen en stelt de reglementen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Artikel 78, lid 2, 3° & 17° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De raad voor maatschappelijk welzijn kan de bevoegdheid tot het vaststellen van andere reglementen dan reglementen over personeelsaangelegenheden niet aan het vast bureau toevertrouwen. Ook het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies behoren tot de niet-delegeerbare bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De artikels 3, 7, 1° en 9 van de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

Ieder trekker van een toelage moet het gebruik ervan rechtvaardigen. De trekker moet de toelage gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend. Zo niet, moet de trekker de toelage terugbetalen. 

Van de overige verplichtingen uit de Wet zijn vrijgesteld de toelagen met een waarde onder het bedrag bedoeld in artikel 9, lid 1 van de Wet. Toelagen met een waarde tussen de bedragen bedoeld in lid 2 van dat artikel, kunnen door de verstrekker worden vrijgesteld van bedoelde overige verplichtingen.

De artikels 285, §2, 1°; 286, §2, 1°, 287, 288 en 330 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De voorzitter van het vast bureau publiceert via de webtoepassing een lijst met besluiten en maakt de besluiten aangaande reglementen van de raad voor maatschappelijk welzijn bekend binnen tien dagen nadat ze werden aangenomen en met vermelding van hun datum van aanname. De reglementen treden in werking op de vijfde dag na hun bekendmaking, tenzij anders bepaald. De bekendmaking en de datum van bekendmaking van de reglementen moet blijken uit de aantekening in een register. Op dezelfde dag als de bekendmaking op de webtoepassing van de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn, brengt het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan

Bijkomende motivering:

De opslagruimte wordt enkel ter beschikking gesteld van lokale, door de gemeente Ranst erkende verenigingen. Op deze manier wil het OCMW de maatschappelijk relevante en verrijkende doelstellingen en activiteiten van deze verenigingen ondersteunen en bevorderen.

Het kosteloze gebruik van de opslagruimte vormt een subsidie. Het subsidiereglement bepaalt de voorwaarden voor de aanvraag, beoordeling, toewijzing, controle, vermindering en stopzetting ervan. Het vast bureau werd daarbij belast met de verdere uitwerking van de aanvraag- en toewijzingsprocedure en met het nemen van de individuele toewijzingsbeslissingen.

Een afzonderlijk gebruiksreglement is noodzakelijk om de praktische voorwaarden voor het gebruik van Loods 28 op een uniforme, veilige en transparante wijze vast te leggen. De loods omvat verschillende opslagtypes met elk een eigen gebruikswijze, waaronder palletplaatsen, afsluitbare opslagcellen, vrije opslagruimte en draagarmstellingen. Het reglement bepaalt onder meer de afspraken over toegang, het ophalen en terugbrengen van palletmateriaal, het gebruik en de inrichting van de opslagzones, de toegelaten en verboden goederen, brandveiligheid, netheid, aansprakelijkheid, controle en ontruiming.

Deze voorwaarden zijn nodig om de beschikbare ruimte doelmatig te benutten, de veiligheid van gebruikers en goederen te beschermen, schade en hinder te voorkomen en ervoor te zorgen dat de toegewezen opslagruimte uitsluitend wordt gebruikt overeenkomstig het doel waarvoor de subsidie werd toegekend. De voorwaarden gelden op gelijke wijze voor alle verenigingen, behoudens afwijkende bepalingen in een individuele toewijzingsbeslissing die objectief en gemotiveerd moeten zijn.

Bij de opmaak van het gebruiksreglement werd rekening gehouden met de inrichting van Loods 28 en met de preventieadviezen van de verzekeraar. Daarbij werd onder meer gewezen op het verbod op de opslag van brandbare en gevaarlijke stoffen, het verbod op het opladen van batterijen, het belang van vrije doorgangen en bereikbare brandbestrijdingsmiddelen, het rookverbod en het uitgangspunt dat de loods uitsluitend als opslagruimte en niet als werkruimte wordt gebruikt.

Het gebruiksreglement voorziet daarnaast in controle- en handhavingsmogelijkheden. Wanneer de voorwaarden niet worden nageleefd, kan het lokaal bestuur maatregelen opleggen om de toestand te regulariseren. Bij ernstige of dringende veiligheidsrisico’s kunnen onmiddellijk de noodzakelijke beschermingsmaatregelen worden genomen. Dit sluit aan bij het subsidiereglement, dat controle op het effectieve gebruik en, indien nodig, vermindering of stopzetting van de subsidie mogelijk maakt.

Besluit met eenparigheid van stemmen:

Art. 1: Doel en toepassingsgebied

Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de opslagruimte in Loods 28 door erkende verenigingen waaraan opslagruimte werd toegewezen op grond van het subsidiereglement betreffende het gebruik van opslagruimte in Loods 28.

De opslagruimte mag uitsluitend worden gebruikt voor materialen die verband houden met de eigen werking en activiteiten van de vereniging.

Het subsidiereglement, de individuele toewijzingsbeslissing, dit gebruiksreglement en de geldende praktische en veiligheidsinstructies vormen samen de voorwaarden waaronder de vereniging de toegewezen opslagruimte mag gebruiken.

De toewijzing verleent de vereniging geen eigendomsrecht, huurrecht of ander zakelijk of persoonlijk recht op de gebruikte ruimte.

Art. 2: Opslagtypes en afbakening

Binnen Loods 28 worden de volgende opslagtypes onderscheiden:

-                                                                                                                                                                                                       palletzone;

-                                                                                                                                                                                                       individueel afsluitbare opslagcellen;

-                                                                                                                                                                                                       vrije opslagruimte voor grote of niet-palletiseerbare goederen;

-                                                                                                                                                                                                       draagarmstellingen voor lange materialen.

De vereniging mag uitsluitend gebruikmaken van het opslagtype en de hoeveelheid opslagruimte die haar werden toegewezen.

De opslagtypes zijn niet automatisch onderling inwisselbaar. Het lokaal bestuur kan, rekening houdend met de aard van het materiaal, de beschikbare capaciteit, de veiligheid en de goede inrichting van de loods, beslissen dat een ander opslagtype passender is.

De exacte plaats, het nummer, de oppervlakte of het aantal toegewezen eenheden wordt opgenomen in de toewijzingsbeslissing of in een daaropvolgende praktische bevestiging.

Alle goederen moeten binnen de toegewezen en aangeduide ruimte blijven. Gangen, deuren, poorten, vluchtwegen, technische installaties en veiligheidsvoorzieningen moeten steeds vrij blijven.

De vereniging mag haar opslagruimte niet ruilen, overdragen, onderverhuren of geheel of gedeeltelijk ter beschikking stellen van een andere vereniging of derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur.

Art. 3: Verenigingsgebonden toegang

De toegang tot Loods 28 is verenigingsgebonden. Het lokaal bestuur kent per vereniging toegangsrechten toe via het door het lokaal bestuur gekozen toegangssysteem. Het lokaal bestuur kan het toegangssysteem wijzigen wanneer dit om technische, organisatorische of veiligheidsredenen aangewezen is. Een wijziging van het toegangssysteem doet geen afbreuk aan de toegekende gebruiksrechten.

De vereniging is verantwoordelijk voor het zorgvuldige beheer en gebruik van de aan haar toegekende toegangsmiddelen, toegangscodes of andere toegangsrechten.

De toegangsrechten:

-                                                                                                                                                                                                       mogen uitsluitend worden gebruikt voor de werking van de vereniging;

-                                                                                                                                                                                                       mogen uitsluitend worden gebruikt door personen die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de vereniging handelen;

-                                                                                                                                                                                                       mogen niet buiten de vereniging worden verspreid of meegedeeld;

-                                                                                                                                                                                                       mogen niet worden gebruikt om derden voor privédoeleinden of andere niet-toegestane doeleinden toegang te verlenen.

De vereniging is verantwoordelijk voor iedere toegang die met haar toegangsrechten plaatsvindt. Verlies, vermoeden van misbruik of ongeoorloofde verspreiding wordt onmiddellijk aan het lokaal bestuur gemeld.

Het lokaal bestuur kan toegangsrechten wijzigen, blokkeren of intrekken bij:

-                                                                                                                                                                                                       verlies of vermoeden van misbruik;

-                                                                                                                                                                                                       niet-naleving van dit reglement;

-                                                                                                                                                                                                       schorsing of beëindiging van de toewijzing;

-                                                                                                                                                                                                       een veiligheidsrisico;

-                                                                                                                                                                                                       een technische of organisatorische noodzaak.

Het lokaal bestuur kan het gebruik van het toegangssysteem registreren voor toegangsbeheer, veiligheid, controle en onderzoek van incidenten. Deze gegevens worden uitsluitend voor die doeleinden verwerkt en niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Art. 4: Toegangsroute

De toegang tot Loods 28 verloopt uitsluitend via de aangeduide toegangsweg aan de zijde van Sint-Jozef. De verbindingsweg tussen de gemeentelijke magazijnen aan het administratief centrum en Loods 28 mag niet als toegangsweg worden gebruikt. De vereniging respecteert de aangeduide rijrichting, snelheidsbeperkingen, parkeerplaatsen en laad- en loszones. Voertuigen mogen alleen ter hoogte van de loods blijven staan tijdens het laden of lossen. Poorten, toegangen en doorgangen moeten steeds vrij blijven.

De toegangspoorten zijn 3,60 meter hoog en 4 meter breed. De vereniging controleert vooraf of het voertuig en de vervoerde goederen veilig door de poorten kunnen.

Art. 5: Vrije toegang

Onder voorbehoud van de in dit reglement vermelde beperkingen, beschikt de vereniging via het toegangssysteem 24 uur per dag en 7 dagen per week over toegang tot:

-                                                                                                                                                                                                       de individueel toegewezen opslagcel;

-                                                                                                                                                                                                       de toegewezen ruimte in de vrije opslagzone;

-                                                                                                                                                                                                       de draagarmstellingen voor lange materialen;

-                                                                                                                                                                                                       de gemeenschappelijke doorgangen die nodig zijn om deze ruimtes te bereiken;

-                                                                                                                                                                                                       de afhaal- en drop-offzone, met inachtneming van artikel 8.

Binnen de toegewezen opslagcel, de vrije opslagzone en de draagarmstellingen kan de vereniging haar eigen materiaal zonder afspraak ophalen of terugbrengen. De vrije toegang verleent geen toegang tot de palletzone, technische ruimtes of andere niet-toegewezen gedeelten van de loods.

Bij gebruik buiten de uren waarop gemeentepersoneel aanwezig is, staat de vereniging zelf in voor een veilig, ordelijk en zorgvuldig gebruik. Geluid en andere mogelijke hinder worden beperkt tot wat redelijkerwijze noodzakelijk is voor het ophalen of terugbrengen van materiaal.

Deuren en poorten worden na ieder gebruik correct gesloten. Het toegangssysteem en de sluitings-, verlichtings- en veiligheidsvoorzieningen mogen niet worden geblokkeerd of buiten werking gesteld.

Het lokaal bestuur kan de toegang tijdelijk geheel of gedeeltelijk beperken wegens werken, onderhoud, een technische storing, een incident, een veiligheidsrisico, overmacht of een andere gemotiveerde noodzaak. De betrokken verenigingen worden daarover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

Art. 6: Palletzone

De palletzone is niet toegankelijk voor verenigingen. Alleen bevoegde personeelsleden van het lokaal bestuur mogen:

-                                                                                                                                                                                                       de palletzone betreden;

-                                                                                                                                                                                                       goederen in de palletstellingen plaatsen;

-                                                                                                                                                                                                       goederen uit de palletstellingen halen;

-                                                                                                                                                                                                       pallets en palletboxen in de palletzone verplaatsen.

Verenigingen mogen goederen niet zelf uit de palletzone halen of in deze zone terugplaatsen.

De aanwezigheid van gemeentepersoneel in of rond de loods verleent geen recht op toegang tot de palletzone

Art. 7: Ophalen en terugbrengen van palletmateriaal

Palletmateriaal kan uitsluitend na afspraak worden opgehaald en teruggebracht. De vereniging dient vooraf een aanvraag in via het door het lokaal bestuur aangeduide reservatie- of communicatiekanaal. De aanvraag vermeldt minstens:

-                                                                                                                                                                                                       de naam van de vereniging;

-                                                                                                                                                                                                       de naam en contactgegevens van de aanvrager;

-                                                                                                                                                                                                       de identificatie van de goederen, pallet of palletbox;

-                                                                                                                                                                                                       het gewenste tijdstip van ophalen;

-                                                                                                                                                                                                       de periode waarin de goederen worden gebruikt;

-                                                                                                                                                                                                       het gewenste tijdstip van terugbrengen;

-                                                                                                                                                                                                       eventuele aandachtspunten voor het behandelen van de goederen.

Een aanvraag wordt pas een afspraak nadat het lokaal bestuur het gewenste tijdstip heeft bevestigd of een ander tijdstip heeft voorgesteld en bevestigd. Alleen het bevestigde tijdstip geldt als afspraak. De vereniging respecteert het bevestigde tijdstip. Wanneer dit niet mogelijk is, meldt de vereniging dit zo snel mogelijk, waarna een nieuw bevestigd tijdstip wordt afgesproken. Aanvragen kunnen op korte termijn worden ingediend. De uitvoering is afhankelijk van de praktische haalbaarheid en de beschikbaarheid van gemeentepersoneel.

Art. 8: Afhaal- en drop-offzone

De afhaal- en drop-offzone is 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. Deze zone mag uitsluitend worden gebruikt voor het afhalen of terugbrengen van palletmateriaal waarvoor een afspraak werd bevestigd. De zone mag niet als bijkomende of permanente opslagruimte worden gebruikt. Het lokaal bestuur plaatst het aangevraagde materiaal uiterlijk tegen het bevestigde tijdstip in de afhaalzone. Teruggebracht materiaal wordt uiterlijk op het bevestigde tijdstip op de aangeduide plaats in de drop-offzone geplaatst. Alleen bevoegd gemeentepersoneel mag teruggebracht materiaal van de drop-offzone naar de palletzone verplaatsen.

De vereniging zorgt ervoor dat het materiaal:

-                                                                                                                                                                                                       duidelijk identificeerbaar is;

-                                                                                                                                                                                                       veilig en ordelijk wordt geplaatst;

-                                                                                                                                                                                                       doorgangen, deuren en poorten niet hindert;

-                                                                                                                                                                                                       geen gevaar of hinder veroorzaakt;

-                                                                                                                                                                                                       op een geschikte pallet of in de toegewezen palletbox wordt teruggebracht;

-                                                                                                                                                                                                       niet vroeger wordt geplaatst of langer blijft staan dan volgens de bevestigde afspraak is toegestaan.

Afhalingen buiten de reguliere openingsuren geven geen recht op ad-hoc uithalingen uit palletstellingen. Palletten die niet tijdig zijn aangevraagd, kunnen mogelijk niet ter beschikking worden gesteld.

Art. 9: Pallets en palletboxen

Palletplaatsen en palletboxen worden genummerd en aan een vereniging toegewezen. De vereniging mag uitsluitend gebruikmaken van de toegewezen pallets, palletplaatsen en palletboxen. Het lokaal bestuur registreert de naam van de vereniging en het bijbehorende nummer. De pallets en palletboxen worden zichtbaar gelabeld.

Materiaal in de palletzone moet:

-                                                                                                                                                                                                       veilig en stabiel verpakt of gestapeld zijn;

-                                                                                                                                                                                                       binnen de toegelaten buitenafmetingen blijven;

-                                                                                                                                                                                                       correct geïdentificeerd zijn;

-                                                                                                                                                                                                       overeenstemmen met de aanvraag en toewijzing;

-                                                                                                                                                                                                       zonder risico voor personen, infrastructuur of andere goederen kunnen worden verplaatst.

Beschadigde, lekkende, instabiele, te zware of anderszins onveilige pallets en palletboxen worden geweigerd.

Art. 10: Opslagcellen

De vereniging mag uitsluitend gebruikmaken van de toegewezen opslagcel en houdt deze ordelijk en toegankelijk. De vereniging mag de cel inrichten met losse rekken, kasten of andere opslagvoorzieningen, op voorwaarde dat deze:

-                                                                                                                                                                                                       volledig en stabiel op de vloer steunen;

-                                                                                                                                                                                                       binnen de toegewezen cel blijven;

-                                                                                                                                                                                                       geen doorgangen hinderen;

-                                                                                                                                                                                                       geen schade veroorzaken;

-                                                                                                                                                                                                       de wanden of constructie niet belasten;

-                                                                                                                                                                                                       een veilige opslag en controle mogelijk maken.

-                                                                                                                                                                                                       De scheidings- en gaaswanden zijn niet dragend.

Het is verboden:

-                                                                                                                                                                                                       goederen, rekken of andere voorzieningen aan wanden te bevestigen;

-                                                                                                                                                                                                       te boren, schroeven, nagelen of lijmen in wanden, vloeren, plafonds of constructieonderdelen;

-                                                                                                                                                                                                       bouwkundige of technische aanpassingen uit te voeren;

-                                                                                                                                                                                                       eigen elektrische installaties of verlichting aan te brengen.

Art. 11: Afsluiting van opslagcellen

De opslagcellen worden voorzien van stalen beugels waaraan de vereniging een eigen hangslot kan bevestigen. De vereniging staat in voor:

-                                                                                                                                                                                                       het aanbrengen van een geschikt slot;

-                                                                                                                                                                                                       het afsluiten van de opslagcel;

-                                                                                                                                                                                                       het beheer van de sleutel of code;

-                                                                                                                                                                                                       het verwijderen van het slot bij het einde van de toewijzing.

Het slot mag geen schade veroorzaken en mag doorgangen, veiligheidsvoorzieningen of andere opslagruimtes niet hinderen. De vereniging kan vrijwillig een reservesleutel aan het lokaal bestuur bezorgen. De bewaring en registratie ervan worden met de vereniging afgesproken.

Het lokaal bestuur mag een opslagcel openen wanneer dit noodzakelijk is voor hulpverlening, het voorkomen of beperken van schade, een dringende veiligheidsinterventie, het onderzoek van een ernstig incident of de uitvoering van een dringende maatregel. Wanneer geen reservesleutel beschikbaar is of de situatie geen uitstel toelaat, mag het lokaal bestuur het slot openen, doorknippen of verwijderen. De vereniging wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de opening en de reden ervan. De vereniging staat in voor de vervanging van het verwijderde slot, tenzij de verwijdering noodzakelijk was door een fout van het lokaal bestuur.

Art. 12: Draagarmstellingen

Lange materialen worden uitsluitend in de toegewezen draagarmstelling opgeslagen.

De maximale lengte bedraagt 6 meter.

De materialen:

-                                                                                                                                                                                                       worden stabiel geplaatst;

-                                                                                                                                                                                                       worden waar nodig gebundeld of gezekerd;

-                                                                                                                                                                                                       blijven binnen het toegewezen gedeelte;

-                                                                                                                                                                                                       hinderen geen doorgangen of andere opslagzones.

Onveilig geplaatste materialen worden op eerste verzoek verwijderd of veilig herschikt

Art. 13: Verlichting, elektriciteit en water

De verlichting wordt bediend met drukknoppen en schakelt na een ingestelde periode automatisch uit. Het is verboden de verlichting, tijdsschakeling of andere technische installaties te wijzigen, te blokkeren of te overbruggen. In de opslagzones worden geen stopcontacten of stromend water ter beschikking gesteld.

Het is verboden:

-                                                                                                                                                                                                       elektrische toestellen aan te sluiten;

-                                                                                                                                                                                                       batterijen of accu’s op te laden;

-                                                                                                                                                                                                       verlengkabels, verdeelstekkers of tijdelijke elektrische installaties te gebruiken;

-                                                                                                                                                                                                       verwarmings-, koel- of andere elektrische apparatuur te plaatsen of te gebruiken.

Art. 14: Toegelaten gebruik

Alleen materialen die nodig zijn voor de normale werking of activiteiten van de vereniging mogen worden opgeslagen. De materialen moeten overeenstemmen met de aanvraag, het toegewezen opslagtype, de toegewezen hoeveelheid en de toewijzingsbeslissing.

De loods mag uitsluitend als opslagruimte worden gebruikt.

Het is verboden de loods te gebruiken:

-                                                                                                                                                                                                       voor privégoederen;

-                                                                                                                                                                                                       voor goederen van andere verenigingen of derden;

-                                                                                                                                                                                                       als commerciële opslagruimte;

-                                                                                                                                                                                                       als werkplaats;

-                                                                                                                                                                                                       voor vergaderingen, repetities of evenementen;

-                                                                                                                                                                                                       als verblijfs- of overnachtingsruimte;

-                                                                                                                                                                                                       voor herstellingen, productie of andere werkzaamheden.

Art. 15: Verboden materialen en handelingen

Het is verboden goederen op te slaan die een gevaar vormen voor personen, het gebouw, het milieu of andere goederen. Dit verbod omvat minstens:

-                                                                                                                                                                                                       ontvlambare vloeistoffen;

-                                                                                                                                                                                                       benzine, naft, petroleum en andere brandstoffen;

-                                                                                                                                                                                                       gasflessen;

-                                                                                                                                                                                                       vuurwerk en pyrotechnische of explosieve stoffen;

-                                                                                                                                                                                                       giftige, bijtende of milieugevaarlijke producten;

-                                                                                                                                                                                                       oplosmiddelen;

-                                                                                                                                                                                                       producten die in een milieubox of specifieke veiligheidsvoorziening moeten worden bewaard;

-                                                                                                                                                                                                       lekkende verpakkingen;

-                                                                                                                                                                                                       (auto-)batterijen en andere batterijopslag

-                                                                                                                                                                                                       bederfelijke goederen;

-                                                                                                                                                                                                       goederen die geur-, vocht-, schimmel- of ongedierteproblemen kunnen veroorzaken;

-                                                                                                                                                                                                       afval of goederen die kennelijk voor verwijdering bestemd zijn;

-                                                                                                                                                                                                       goederen waarvan het bezit wettelijk verboden is.

Het is eveneens verboden:

-                                                                                                                                                                                                       te roken;

-                                                                                                                                                                                                       open vuur te gebruiken;

-                                                                                                                                                                                                       batterijen of accu’s op te laden;

-                                                                                                                                                                                                       werkzaamheden met een verhoogd brand-, explosie- of milieurisico uit te voeren.

Bij twijfel vraagt de vereniging vooraf schriftelijke toestemming aan het lokaal bestuur. Verboden of gevaarlijke goederen worden onmiddellijk verwijderd. Bij een ernstig of onmiddellijk risico kan het lokaal bestuur zelf maatregelen nemen

Art. 16: Veiligheid, netheid en onderhoud

De vereniging leeft de veiligheids- en brandpreventievoorschriften en de instructies van het lokaal bestuur, de beheerder, de preventieadviseur en de hulpdiensten na. Vluchtwegen, deuren, poorten, brandblussers, rookluiken en technische installaties moeten steeds bereikbaar en vrij blijven.

De vereniging houdt de toegewezen ruimte ordelijk en proper. Gemeenschappelijke delen worden na ieder gebruik vrij en schoon achtergelaten. Afval, verpakkingsmateriaal, lege pallets en kartonnen dozen worden regelmatig verwijderd en mogen niet in de loods of de omgeving worden achtergelaten.

De vereniging voert geen onderhouds- of herstellingswerken aan het gebouw of de installaties uit.

Schade, defecten, lekkage, rookontwikkeling, vocht, schimmel, ongedierte, vervuiling en andere onveilige situaties worden onmiddellijk gemeld. Nabij iedere toegangsdeur zal een meldingstag worden aangebracht met:

-         QR-code naar digitaal meldingsformulier (voorkeurskanaal)

-         contactnummer technische dienst/magazijnier voor dringende interventies tijdens de kantooruren.

Art. 17: Identificatie en inventaris

Alle opgeslagen goederen moeten duidelijk identificeerbaar zijn. Het lokaal bestuur kan opleggen dat goederen worden voorzien van:

-                                                                                                                                                                                                       de naam van de vereniging;

-                                                                                                                                                                                                       een opslag- of registratienummer;

-                                                                                                                                                                                                       een omschrijving van de inhoud.

De vereniging houdt een actuele inventaris bij en bezorgt die op verzoek aan het lokaal bestuur.

Belangrijke wijzigingen in de aard of hoeveelheid van de opgeslagen goederen worden vooraf gemeld. Een wijziging van de opgeslagen goederen geeft niet automatisch recht op bijkomende ruimte of een ander opslagtype.

Art. 18: Controle en evaluatie

Het lokaal bestuur kan de toegewezen opslagruimte controleren en de vereniging vragen het gebruik ervan te verantwoorden. De vereniging verleent medewerking aan controles en bezorgt de gevraagde informatie over de aard, hoeveelheid, noodzaak en het effectieve gebruik van de opgeslagen goederen. Een controle kan aangekondigd plaatsvinden. Bij een incident, veiligheidsrisico, dringende omstandigheid of redelijk vermoeden van niet-naleving kan een controle zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.

Het lokaal bestuur kan steeds beoordelen of:

-                                                                                                                                                                                                       de vereniging nog aan de toepasselijke voorwaarden voldoet;

-                                                                                                                                                                                                       de ruimte effectief wordt gebruikt;

-                                                                                                                                                                                                       de toegewezen hoeveelheid overeenstemt met de reële nood;

-                                                                                                                                                                                                       het opslagtype nog passend is;

-                                                                                                                                                                                                       de opgeslagen goederen overeenstemmen met de aanvraag;

-                                                                                                                                                                                                       dit reglement wordt nageleefd.

De evaluatie leidt niet automatisch tot een volledige herverdeling. Zij kan wel aanleiding geven tot herschikking, aanpassing van het opslagtype, vermindering of stopzetting. De vereniging meldt zelf wanneer zij structureel minder ruimte nodig heeft of de toegewezen ruimte niet meer gebruikt.

Art. 19: Verzekering en aansprakelijkheid

De vereniging is verantwoordelijk voor haar opgeslagen goederen, neemt de nodige maatregelen om schade, diefstal, verlies of beschadiging te voorkomen en staat zelf in voor de verzekering van deze goederen.

Het lokaal bestuur verzekert het gebouw en voorziet, binnen de voorwaarden van zijn verzekeringspolis, in een afstand van verhaal ten aanzien van de verenigingen. Hierdoor wordt verzekerde schade aan het gebouw die onopzettelijk door een vereniging werd veroorzaakt, niet door de verzekeraar op de betrokken vereniging verhaald.

De vereniging en de personen die onder haar verantwoordelijkheid handelen, mogen geen gedragingen stellen die schade kunnen veroorzaken aan het gebouw, de installaties, de opslaginrichting, transportmiddelen, goederen, andere gebruikers of derden.

De afstand van verhaal geldt niet voor schade die buiten de verzekeringsdekking of de voorwaarden van de afstand van verhaal valt. Niet-verzekerde schade die aan de vereniging of aan personen onder haar verantwoordelijkheid kan worden toegerekend, kan ten laste van de vereniging worden gelegd.

Elke schade wordt onmiddellijk gemeld.

Art. 20: Niet-naleving

Wanneer de vereniging dit reglement niet naleeft, kan het lokaal bestuur haar schriftelijk verzoeken:

-                                                                                                                                                                                                       haar standpunt toe te lichten;

-                                                                                                                                                                                                       de toestand binnen een opgelegde termijn te regulariseren;

-                                                                                                                                                                                                       goederen te herschikken of veiliger op te slaan;

-                                                                                                                                                                                                       verboden, overtollige of niet-toegewezen goederen te verwijderen;

-                                                                                                                                                                                                       schade te herstellen of te vergoeden.

Wanneer de vereniging nalaat zich afdoende te verantwoorden of de toestand tijdig te regulariseren, kan het vast bureau de toewijzing overeenkomstig het subsidiereglement verminderen of stopzetten

Art. 21: Dringende maatregelen

Bij brandgevaar, een gezondheids- of veiligheidsrisico, ernstige vervuiling of een andere dringende omstandigheid kan het lokaal bestuur zonder voorafgaande waarschuwing:

-                                                                                                                                                                                                       de toegang geheel of gedeeltelijk blokkeren;

-                                                                                                                                                                                                       een opslagcel openen en zo nodig het slot verwijderen;

-                                                                                                                                                                                                       goederen verplaatsen, veiligstellen of laten verwijderen;

-                                                                                                                                                                                                       een opslagzone afsluiten;

-                                                                                                                                                                                                       het gebruik tijdelijk schorsen;

-                                                                                                                                                                                                       andere noodzakelijke maatregelen nemen.

De vereniging wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de maatregel en de reden ervan.

Art. 22: Beëindiging en ontruiming

Bij vermindering of stopzetting verwijdert of verplaatst de vereniging haar goederen binnen de meegedeelde termijn.

Bij het einde van de toewijzing:

-                                                                                                                                                                                                       wordt de ruimte volledig ontruimd;

-                                                                                                                                                                                                       wordt zij proper en onbeschadigd achtergelaten;

-                                                                                                                                                                                                       worden eigen sloten verwijderd;

-                                                                                                                                                                                                       worden toegangsmiddelen terugbezorgd of toegangsrechten stopgezet;

-                                                                                                                                                                                                       kan een eindcontrole plaatsvinden.

Goederen die na de ontruimingstermijn achterblijven, kunnen door het lokaal bestuur worden verplaatst, bewaard of verwijderd. De redelijke kosten voor verplaatsing, bewaring, verwijdering, afvalverwerking en herstel kunnen aan de vereniging worden aangerekend wanneer de toestand aan de vereniging is toe te rekenen.

Art. 23: Communicatie en reservaties

Voor het ophalen en terugbrengen van pallets en palletboxen is steeds een voorafgaande reservatie verplicht via het door het lokaal bestuur voorziene reservatiesysteem. De reservatie is pas definitief nadat het tijdstip door het lokaal bestuur is bevestigd. Zonder bevestigde reservatie kan het materiaal niet worden klaargezet of teruggeplaatst.

Schade, defecten, technische problemen en onveilige situaties worden gemeld via de QR-codes aan de uitgangen van de loods. De dienst Vrije Tijd en de technische dienst zijn tijdens de kantooruren beschikbaar voor bijkomende vragen

Art. 24: Inwerkingtreding en kennisname

Dit gebruiksreglement treedt in werking op 1 januari 2027.

De vereniging ontvangt dit reglement vóór de ingebruikname en bevestigt kennis te hebben genomen van de inhoud.

De vereniging zorgt ervoor dat iedereen die namens en onder haar verantwoordelijkheid toegang neemt of materiaal ophaalt of terugbrengt, de toepasselijke gebruiks- en veiligheidsvoorschriften kent en naleeft.

Het lokaal bestuur kan praktische richtlijnen, technische voorschriften en veiligheidsinstructies vaststellen en actualiseren, voor zover deze niet strijdig zijn met het subsidiereglement of dit gebruiksreglement.

Wijzigingen die rechtstreeks betrekking hebben op de rechten of verplichtingen van de verenigingen worden tijdig meegedeeld.