Omschrijving:

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement op het gebruik van de culturele en sport infrastructuur van de gemeente Ranst goed voor de periode vanaf 1 januari 2020.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Het besluit van de gemeenteraad van 16 december 2013 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement op het gebruik van de culturele infrastructuur van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard. 

Juridisch kader:

Artikel 40, §3, 41, 2° en 286-288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Deze reglementen hebben onder meer betrekking op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente. Het vaststellen van andere gemeentelijke reglementen dan die over personeelsaangelegenheden, en het bepalen van straffen en administratieve sancties bij de overtreding van die reglementen kan niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd.

De burgemeester maakt de reglementen en de verordeningen van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en schepenen en van de burgemeester

De bekendmaking van de lijst van de besluiten, vermeld in artikel 285, en van de besluiten, vermeld in artikel 286, gebeurt binnen tien dagen nadat ze genomen zijn, met vermelding van de datum waarop ze via de webtoepassing worden bekendgemaakt. Voor de besluiten bevat de bekendmaking ook de datum waarop ze zijn aangenomen. De webtoepassing van de gemeente vermeldt de wijze waarop het publiek inzage kan krijgen in de besluiten die op de lijst zijn vermeld, en vermeldt ook de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende overheid, vermeld in artikel 326. Als de toezichthoudende overheid een besluit heeft vernietigd, wordt ook van die vernietiging melding gemaakt.

De reglementen en verordeningen, vermeld in artikel 286, § 1, 1° en 2°, en de reglementen, vermeld in artikel 286, § 2, 1° en 2°, treden in werking op de vijfde dag na de bekendmaking ervan, tenzij het anders bepaald is.

Bijkomende motivering:

Het gemeentebestuur vindt het belangrijk om verenigingen en inwoners van de gemeente de mogelijkheid te bieden om samen te komen om zo de sociale cohesie in de gemeente te bevorderen. De gemeente stelt ten voordele van het verenigingsleven een aantal gebouwen en lokalen ter beschikking. Het is verantwoord om met de invoering van dit retibutiereglement een deel van de kosten  te financieren.

Financiële gevolgen:

Besluit met:

15 stemmen voor: John Oliviers (N-VA), Johan De Ryck (N-VA), Luc Redig (Groen), Leen Baeten (N-VA), Jan Dillen (N-VA), Annelies Creten (Groen), Frans Marivoet (Groen), An Willems (N-VA), Guido Wittocx (N-VA), Erik Fossez (N-VA), Erika Eeckhout (N-VA), Zoe Helsen (N-VA), Stefanie Gijsels (Groen), Joris Van Camp (Groen) en Raf Serneels (N-VA)

5 tegen: Lode Hofmans (Onafhankelijk), Sonja De Pooter (Open VLD), Hilde Goris (Open VLD), Roel Vermeesch (Onafhankelijk) en Bart Goris (Open VLD)

5 onthoudingen: Tine Muyshondt (CD&V/WIJRanst), Christel Engelen (Vlaams Belang), Fernand Bossaerts (CD&V/WIJRanst), Christel Meeus (CD&V/WIJRanst) en Patrick Vandervaeren (Vlaams Belang)

TITEL 1: Gemeenschapscentrum den Boomgaard

Art. 1:

Met de betaling van de waarborg verklaart de gebruiker zich uitdrukkelijk akkoord met de voorschriften opgenomen in het huishoudelijk reglement en in het geldende retributiereglement en verbindt hij zich ertoe alle bepalingen ervan strikt na te leven.

Art. 2:

Het gemeenschapscentrum ‘Den Boomgaard’ omvat volgende culturele infrastructuur:

-          De evenementenhal, de polyvalente zaal, de vergaderzaal en het seniorenlokaal van het gebouwencomplex ‘Den Boomgaard’, gelegen aan de Antwerpsesteenweg 43, 2520 Broechem-Ranst.

De te verhuren lokalen en ruimten zijn:

-          De evenementenhal (800 m² met een bezettingscapaciteit van 850 personen zittend en 1700

personen staand) met vast en verplaatsbaar podium, scheidingsgordijn, toog, 3 loges,

regiekamer, industriële keuken, foyer, sanitaire voorzieningen en bergruimten.

-          De polyvalente zaal (222 m² met een bezettingscapaciteit van 120 personen zittend en 220

personen staand) met bijbehorende vestiaire, ingerichte keuken, sanitaire voorzieningen,

bergruimte en toog.

-          De vergaderzaal (63 m², maximum 30 personen) met afwasruimte.

-          Het seniorenlokaal (63 m², maximum 40 personen).

Tenzij anders bepaald zijn de lokalen en ruimten van het gemeenschapscentrum bestemd voor de

organisatie van culturele, sociale en economische activiteiten zoals voordrachten, voorstellingen,

tentoonstellingen, podiumactiviteiten, optredens, repetities, vergaderingen, uiteenzettingen,

samenkomsten, feestelijkheden, bals, fuiven, beurzen en commerciële activiteiten.

Art. 3:

Onverminderd de bepalingen van het administratief statuut en met inachtneming van het

beslissingsrecht van de inrichtende overheid en van de adviserende en beslissende bevoegdheden

van het beheersorgaan zoals vermeld onder artikel 6 van het organiek reglement van het

beheersorgaan van het gemeenschapscentrum, is het hoofd van het gemeenschapscentrum belast

met het dagelijks beheer van het centrum.

Art. 4:

De lokalen en ruimten van het gemeenschapscentrum worden enkel verhuurd aan gebruikers die optreden als:

-          natuurlijk meerderjarig persoon.

-          rechtspersoon: de rechtspersoon dient in de overeenkomst vertegenwoordigd te worden door hun organen, d.w.z. een natuurlijke persoon die zich, binnen de grenzen van hun functie in de rechtspersoon, met de rechtspersoon zelf identificeert.

-          feitelijke vereniging: een feitelijke vereniging wordt, gezien zij juridisch niet bestaat, vertegenwoordigd door een meerderjarige afgevaardigde persoon van die vereniging, die zich hoofdelijk verbindt voor de engagementen van de vereniging en voor alle verantwoordelijkheden waarin dit reglement lastens de gebruiker voorziet.

De gebruiker van de zaal en de inrichter/organisator van de activiteit moeten één en dezelfde persoon zijn, hierna de gebruiker genoemd.

Art. 5:

De toelating om gebruik te maken van de infrastructuur van het gemeenschapscentrum wordt verleend door het afdelingshoofd Vrije Tijd of diens afgevaardigde. Ongeacht de bepalingen vermeld in de volgende artikels, kan het college van burgemeester en schepenen te allen tijde de toelating tot het gebruik van de in artikel 2 opgesomde lokalen en ruimten weigeren, dit op grond van de beperking van de infrastructuur. Het college van burgemeester en schepenen kan eveneens de toelating tot het gebruik van een locatie weigeren als de goede uitbating of een deel ervan in het gedrang komt. De weigering tot gebruik wordt steeds gemotiveerd. Met het oog op de goede orde en veiligheid kan het college van burgemeester en schepenen de organisator eveneens verplichten om extra organisatorische maatregelen te treffen. De motivatie en de aard van de gevraagde maatregelen worden steeds toegelicht.

Art. 6:

Elke aanvraag om een lokaal of ruimte te gebruiken, dient via de website www.ranst.be te gebeuren door de gebruiker. De medewerkers van het gemeenschapscentrum zullen de gebruiker hierin bijstaan indien dit gevraagd wordt.

Art. 7:

De aanvragen tot reservatie worden behandeld volgens datum van indienen. De eerste aanvrager bekomt het lokaal of de ruimte.

Art. 8:

De aanvraag tot reservatie kan door een gebruiker uit gebruikerscategorie 0 of A ingediend worden ten vroegste 2 jaar voor de activiteit plaatsvindt.

Alle andere gebruikers kunnen ten vroegste 1 jaar voorafgaand aan de geplande activiteit de reservatie aanvragen.

Art. 9:

Elke gebruiker kan voor een bepaalde activiteit éénmalig een vrijblijvende optie nemen voor het gebruik van één of meerdere ruimten op een bepaalde datum. Deze optie gaat in op de dag van de aanvraag en blijft 14 dagen geldig. Als de optie tijdens deze periode niet gelicht werd door de klant vervalt ze automatisch, ook zonder dat dit wordt gemeld. Enkel mits uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde ambtenaar kan, in uitzonderlijke omstandigheden, de optie voor een bepaalde tijd worden verlengd.

Een aanvraag is voor de klant definitief van zodra de waarborg en/of de retributie gestort werd.

Art. 10:

Ten laatste 15 dagen na de aanvraag wordt aan de aanvrager meegedeeld of het gebruik van de infrastructuur definitief wordt toegestaan. De overeenkomst is pas definitief na verzending van deze bevestiging.

Art. 11:

Voor de evenementenhal en voor de polyvalente zaal kan er maar tot 30 dagen voor aanvang van de activiteit een contract worden afgesloten. Voor de vergaderzaal en voor het seniorenlokaal moet het contract ten laatste 10 dagen voor aanvang van de activiteit afgesloten zijn. Enkel mits uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde ambtenaar kan ook na deze datum nog een contract worden opgesteld.

Art. 12:

Laattijdige aanvragen kunnen ingewilligd worden indien het desbetreffende lokaal op de aangevraagde dag(en) en uren nog vrij is en indien de toewijzing geen problemen van praktische aard met zich meebrengt voor de opruim en/of de opbouw van de vorige en/of de volgende gebruikers en voor de schoonmaak.

Het hoofd van het gemeenschapscentrum beslist op basis van bovenvermelde elementen of een laattijdige aanvraag al dan niet in aanmerking kan worden genomen. De beslissing wordt zo snel mogelijk aan de aanvrager meegedeeld.  

Art. 13:

Voor bals of fuiven die publiek toegankelijk zijn, moet de gebruiker ook een evenementenformulier indienen bij de gemeente Ranst.

Art. 14:

De bevestiging van de verhuring verzekert, behoudens anders luidend beding, een gebruiker het recht op 13 uur gebruik van een zaal of ruimte binnen één etmaal. Deze 13 uren omvatten het klaarzetten van de zaal, de activiteit zelf en het opruimen van de zaal. Voor elk bijkomend uur moet door de gebruiker uit de gebruikerscategorieën A, B en C een bijkomend bedrag per uur worden betaald. Dit uurtarief is vastgelegd in het retributiereglement van het gemeenschapscentrum. Met uitzondering van meerdaagse activiteiten moet de zaal ten laatste om 6 uur de dag nadat de huur startte, ontruimd zijn.    

Art. 15:

De toelating tot het gebruik van de culturele infrastructuur van het gemeenschapscentrum kan slechts voor een beperkte periode worden verleend: het vast gebruik van een lokaal of ruimte van het gemeenschapscentrum kan slechts worden toegestaan voor een periode van maximaal 1 jaar.

Art. 16:

Het is de gebruikers verboden hun rechten op het gebruik van de lokalen en ruimten geheel of gedeeltelijk aan derden af te staan of over te dragen.

Art. 17:

De bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde heeft de volle bevoegdheid om controle uit te oefenen. Hij heeft dan ook het volledige toegangsrecht tot alle activiteiten, met uitzondering van besloten vergaderingen in het vergaderlokaal.

Art. 18:

Het college van burgemeester en schepenen kan op elk ogenblik de verhuring wijzigen of intrekken om redenen van openbaar nut, van dienstnoodzakelijkheid of in geval van overmacht, zonder dat hiervoor schadevergoeding van de gemeente kan worden gevorderd. Indien van dit recht gebruik wordt gemaakt, zal hierover zo mogelijk vooraf met de betrokkene(n) overleg worden gepleegd. De intrekking of wijziging van het contract wordt gemotiveerd. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op enige vergoeding wegens winstderving.

Art. 19:

Bij het gebruik van de evenementenhal of de polyvalente zaal moet de gebruiker ten laatste 21 dagen voor aanvang van de activiteit aan de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde alle nodige informatie verstrekken met betrekking tot het openen van de zaal, het verloop van de activiteit, het opruimen en het sluiten van de zaal.

Indien de gebruiker van de evenementenhal of de polyvalente zaal gebruik wil maken van:

-          de loge(s) (enkel bij gebruik van de evenementenhal);

-          de keuken;

-          het beschikbare keukenmateriaal;

-          de beschikbare borden en/of het beschikbare bestek

dan moet hij dit eveneens ten laatste 21 dagen voor aanvang van de activiteit aan de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde meedelen.  

In geen geval kan het personeel van het gemeenschapscentrum verantwoordelijk worden gesteld voor organisatorische problemen ten gevolge van het laattijdig of foutief doorgeven van informatie of laattijdige wijzigingen vanwege de gebruiker.

Art. 20:

Geen nieuwe reservatie wordt toegestaan zolang verschuldigde betalingen niet werden vereffend.

Art. 21:

De bevoegde ambtenaar moet tijdig en schriftelijk in kennis worden gesteld van het niet-gebruik van het lokaal of de ruimte waarvoor een reservatie werd bevestigd.

Naargelang het tijdstip van de laattijdige annulering is een annuleringsvergoeding verschuldigd zoals toegelicht in het retributiereglement.

Art. 22:

Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker niet de feitelijke gebruiker en organisator/inrichter  van de activiteit is of indien de werkelijke activiteit niet deze is die werd opgegeven bij de aanvraag, wordt de retributie verhoogd tot het maximumbedrag (gebruikerscategorie C) vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding ten belope van 100% van het maximumbedrag (gebruikerscategorie C).

Art. 23:

De verhuurde lokalen en ruimten worden geacht in goede staat aan de gebruiker ter beschikking te zijn gesteld. Elke onregelmatigheid (beschadiging, ontbreken van normaal aanwezig materiaal enz.) moet onverwijld worden gemeld aan de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde op het ogenblik dat de gebruiker de zaal, het lokaal of de ruimte in gebruik neemt.

In aanwezigheid van de gebruiker wordt hiervan een verslag opgemaakt door de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde.

Indien de voorafgaande melding correct en tijdig is gebeurd, wordt de gebruiker vrijgesteld van enige vergoeding voor de vastgestelde schade.

Art. 24:

Bij het gebruik van de evenementenhal of de polyvalente zaal stellen de bevoegde ambtenaar van het gemeenschapscentrum of diens gemachtigde en de gebruiker vooraf samen een inventaris op van de staat van de ruimte(n). Na afloop van de activiteit wordt door bovenvermelde personen een nieuwe inventaris opgemaakt waarbij eventuele schade aangericht tijdens de gebruiksperiode wordt opgetekend. De inventaris is niet betwistbaar.

Art. 25:

Tenzij voor de onregelmatigheden waarvan aangifte werd gedaan op de wijze zoals vermeld in artikel 23, is de gebruiker verantwoordelijk en aansprakelijk ten opzichte van het gemeentebestuur voor elke beschadiging, van welke aard ook, aan het gebouw, de inboedel en de omliggende terreinen, veroorzaakt hetzij door hemzelf, hetzij door zijn aangestelden of medewerkers, hetzij door om het even welke derde. De verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de gebruiker reiken verder dan de betaalde waarborgsom.

Art. 26:

Iedere schade die naar aanleiding van de activiteit werd veroorzaakt, moet onmiddellijk aan de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde worden gesignaleerd.

Bij betwisting over de omvang van de schade, wordt een minnelijke expertise uitgevoerd waarbij beide partijen een deskundige aanstellen.

Art. 27:

Bij vandalisme kunnen de gebruiker en de feitelijke vereniging of rechtspersoon die hij vertegenwoordigt door het college van burgemeester en schepenen (tijdelijk) worden uitgesloten van het gebruik van een lokaal of ruimte van het gemeenschapscentrum. De betrokken gebruiker moet in deze zaak worden gehoord.

Art. 28:

Geen herstelling van de schade mag geschieden dan door de zorgen van de gemeente Ranst of met haar voorafgaande schriftelijke toestemming.

De kosten voor het herstel van de schade komen ten laste van de gebruiker. De bevoegde ambtenaar van het gemeenschapscentrum bepaalt de eventuele schadevergoeding a rato van de herstellings- of vervangingskosten. De kosten moeten worden betaald worden binnen de 15 dagen na kennisgeving.

Bij niet-naleving van deze termijn, wordt de gebruiker uitgesloten van elk gebruik van de infrastructuur van het gemeenschapscentrum totdat het verschuldigde bedrag en de verwijlintresten zijn betaald.

Art. 29:

Het betreden van de infrastructuur van het gemeenschapscentrum gebeurt op eigen risico.

De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten noch voor schade door het gebruik van de infrastructuur van het centrum of zijn uitrusting.

Er is evenmin aansprakelijkheid lastens de gemeente bij diefstal.

Art. 30:

Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor het uitvallen of onderbreken van de elektrische verlichting, verwarming of welke nutsvoorziening dan ook waardoor de manifestatie kan worden gehinderd.

Art. 31:

Naargelang de aard van de activiteit, verbindt de aanvrager zich ertoe om te voldoen aan alle relevante wettelijke voorschriften en geldende reglementeringen, inzonderheid inzake:

-          openbare orde en goede zeden;

-          voorkoming van geluidshinder;

-          drankgelegenheden, danspartijen, muziekuitvoeringen, variété-en toneelopvoeringen;

-          rookverbod op openbare plaatsen;

-          auteursrechten (SABAM);

-          accijnzen;

-          handelspraktijken;

-          deze opsomming is niet limitatief.

Art. 32:

De gebruiker moet vanaf de aanvang van de voorbereidingen tot en met het einde van de activiteit aanwezig zijn. Indien dit niet het geval is, kan noch met de voorbereidingen, noch met de activiteit worden gestart, tenzij de bevoegde ambtenaar uitdrukkelijk anders bepaalt.

Art. 33:

De gebruiker is verplicht een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid af te sluiten voor de gebruikte ruimte(n). De verzekering dekt de schade, die hijzelf en zijn aangestelden, aan derden en aan de gebouwen veroorzaken.

Voor het afsluiten van deze polis kan de gebruiker opteren voor het ondertekenen van de abonnementspolis burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid (polis nr. 45.127.868) die het gemeentebestuur van Ranst ten gunste van de gebruiker heeft afgesloten bij ‘Ethias Verzekering’.

Indien de gebruiker niet opteert voor bovenvermelde abonnementspolis, is hij verplicht bij een andere verzekeringsmaatschappij een polis af te sluiten.        

Art. 34:

De door de gemeente Ranst afgesloten brandverzekering voor het gemeenschapscentrum voorziet afstand van verhaal tegenover de gebruiker.  

Art. 35:

De gemeente betaalt op jaarbasis voor alle activiteiten die plaatsvinden in het gemeenschapscentrum de billijke vergoeding. De kosten zijn verrekend in de retributie en dienen niet bijkomend te worden betaald door de gebruiker.

Art. 36:

Bij tentoonstellingen is de gebruiker volledig verantwoordelijk voor de tentoongestelde werken. Het staat hem vrij om hiervoor een verzekering af te sluiten. De gebruiker is aansprakelijk voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke gevolgen naar aanleiding van misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen. De gebruiker voorziet zelf toezicht tijdens de openingsuren van de tentoonstelling.

Art. 37:

Het is ten strengste verboden om maatregelen te nemen waardoor de veiligheid van de aanwezige personen in het gedrang kan komen, zoals het volledig doven van de verlichting tijdens de activiteit, het uitschakelen van de noodverlichting, het versperren of afsluiten van deuren, nooduitgangen, brandblusapparaten of haspels… .

De gebruiker moet erover waken dat de in- en uitgangen en de nooduitgangen tijdens de activiteit steeds vrij worden gehouden en door geen enkel obstakel worden belemmerd of versperd. De nooduitgangen mogen enkel en alleen in noodgevallen worden gebruikt.

Versieringen en bijkomende verlichting mogen enkel worden aangebracht mits toestemming van de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde en op de wijze zoals afgesproken met de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde. 

Art. 38:

Het is ten strengste verboden om:

-          de veiligheid te verstoren;

-          een groter aantal personen toe te laten dan door de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde of door de geldende reglementeringen is toegelaten;

-          op het elektriciteitsnet van het gemeenschapscentrum toestellen aan te sluiten die het vermogen van het aanwezige net overtreffen;

-          om het even welke gevaarlijke of hinderlijke voorwerpen of stoffen in de lokalen en ruimten van het gemeenschapscentrum binnen te brengen;

-          open vuur te maken.

Art. 39:

Zonder uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde ambtenaar is het ten strengste verboden om:

-          wijzigingen in de zekeringskasten of andere technische installaties aan te brengen;

-          een andere verlichtingsbron te gebruiken dan een elektrische;

-          toestellen en dergelijke die in het gemeenschapscentrum staan geplaatst, te verplaatsen en/of voor andere dan de normale doeleinden te gebruiken.

Art. 40:

Bij het gebruik van de toog en/of de keuken informeert de gebruiker zich voor aanvang van de activiteit voldoende over de werking van de toog- en/of keukentoestellen. Daarvoor kan hij terecht bij de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde.

Art. 41:

Het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften kan de verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben, zonder dat hiervoor van de gemeente enige schadevergoeding kan worden gevorderd.

Art. 42:

De deuren van het gemeenschapscentrum worden gesloten en ontsloten door de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde.

Art. 43:

Tijdens de activiteiten, maar ook tijdens de voorbereidingen en repetities, zijn de lokalen waarvoor geen contract werd afgesloten, niet toegankelijk.

Art. 44:

Het is ten strengste verboden om:

-          de orde en de rust van de omgeving te verstoren;

-          zich racistisch te gedragen of uitspraken te doen die daar aanleiding toe geven;

-          te roken in het gemeenschapscentrum;

-          nagels, spijkers of andere materialen die enig spoor van beschadiging kunnen achterlaten aan te brengen op ramen, deuren, muren, vloeren en zolderingen. 

Art. 45:

Zonder uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde ambtenaar is het verboden om:

-          eigen materialen en/of toestellen in het centrum binnen te brengen of op te bergen;

-          gemotoriseerde voertuigen, fietsen of andere vervoersmiddelen binnen te brengen;

-          de ruimte(n) te betreden met dieren, tenzij deze rechtstreeks te maken hebben met de aard van de georganiseerde activiteit;

-          te schilderen of te schrijven op ramen, deuren, muren, vloeren en zolderingen;

-          Borden, affiches of andere aanplakbiljetten aan te brengen op deuren, muren, ramen of plafonds;

-          Confetti of papiersnippers te gebruiken in het gemeenschapscentrum.

Art. 46:

De aanvang van het klaarzetten van de zaal is vrij te kiezen maar moet op voorhand afgesproken worden met de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde. Hetzelfde geldt voor het beëindigen van de activiteit, het opruimen en het verlaten van de zaal.

Bovendien dient dit steeds te gebeuren in overeenstemming met de geldende bepalingen aangaande openingsuur en sluitingsuur zoals vastgelegd in de gemeentelijke reglementering terzake.

De voorbereiding, de activiteit zelf en het opruimen moeten plaatsvinden binnen de voorziene 13 uren. Voor elk bijkomend uur moet door de gebruiker uit de gebruikerscategorieën A, B en C een bijkomend bedrag per uur worden betaald. Dit uurtarief is vastgelegd in het retributiereglement van het gemeenschapscentrum.

Art. 47:

Op uitdrukkelijke vraag van de gebruiker kan de zaal vóór aanvang van de contractueel vastgelegde gebruiksperiode worden klaargezet op voorwaarde dat:

-          de zaal op dat ogenblik beschikbaar is;

-          de bevoegde ambtenaar hiertoe uitdrukkelijk de toestemming verleent; 

-          de gebruiker een vast uurtarief betaalt.

Het te betalen uurtarief voor het voorafgaandelijk klaarzetten van de zaal is vastgelegd in het retributiereglement van het gemeenschapscentrum.

Gebruikers uit categorie 0 zijn vrijgesteld van betaling.

Art. 48:

De gebruiker dient zich te schikken naar de richtlijnen van de bevoegde personen: de bevoegde ambtenaar van het gemeenschapscentrum, diens gemachtigde, de politie en de brandweer.

Art. 49:

Na het einde van de activiteit moeten de gebruikte lokalen en ruimten en het gebruikte materiaal (o.a. tafels, stoelen, frigo's, huishoudgerief…) in nette en ordelijke staat worden achtergelaten.

Na afloop van de activiteit in de evenementenhal of de polyvalente zaal moeten de koelkasten worden leeggemaakt, gereinigd en uitgeschakeld.

Na gebruik moet de toog volledig worden afgeruimd en opgekuist.

Alle glazen moeten, afgewassen en afgedroogd, op de oorspronkelijke plaats worden teruggezet.

Alle tafels en stoelen moeten gereinigd worden en op hun oorspronkelijke plaats worden teruggezet.

De gebruiker moet er voor zorgen dat de gebruikte lokalen en ruimten op een eenvoudige en vlotte wijze kunnen worden gereinigd door de poetsdienst.

Art. 50:

Een lijst van het keukenmateriaal wordt aan de gebruiker ter beschikking gesteld.

De keuken wordt onmiddellijk na gebruik grondig opgekuist.

Werkbladen, aanrechten enz. worden afgewassen, afval wordt verwijderd, de vloer wordt gekeerd.

Indien er op de vloer vocht ligt wordt dit met water verwijderd om vlekken te voorkomen.

De gebruiker is ervoor verantwoordelijk dat al het materiaal proper op zijn plaats wordt teruggezet en de elektrische apparaten worden uitgeschakeld.

Art. 51:

Het verwijderen van materialen en voorwerpen die niet tot de inboedel van het gemeenschapscentrum behoren, gebeurt onmiddellijk na afloop van de activiteit, tenzij met de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde anders is overeengekomen. Hetzelfde geldt voor het opruimen van het afval dat in de gehuurde lokalen en ruimten en in de onmiddellijke omgeving van de gebruikte infrastructuur werd achtergelaten

Indien de materialen en voorwerpen niet tijdig worden verwijderd, zullen deze op kosten van de gebruiker door het personeel van het gemeenschapscentrum worden verwijderd. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor schade aan of diefstal van achtergelaten voorwerpen.

Art. 52:

Alle afval moet worden gedeponeerd in de daarvoor voorziene afvalcontainer. 

Het leeggoed moet worden gesorteerd in de daartoe bestemde bakken. Deze bakken dienen opgestapeld te worden in de daartoe voorziene bergruimte.

Het leeggoed moet worden gescheiden van de nog aanwezige drankvoorraad.

De gebruiker plaatst alle verloren glasverpakkingen op de afgesproken plaats.

De niet gebruikte drankvoorraad dient, gesorteerd, op de daarvoor voorziene ruimte teruggeplaatst te worden.

Voor alle andere bepalingen richt de gebruiker zich tot de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde.

Art. 53:

Indien de gebruiker het opruimen van een lokaal of ruimte wenst over te laten aan de concessionaris van het gemeenschapscentrum of diens aangestelde(n), dient hij dit uiterlijk 2 weken voor aanvang van de activiteit aan de bevoegde ambtenaar van het gemeenschapscentrum of diens gemachtigde te melden. De concessionaris rekent de kostprijs voor het opruimen rechtstreeks aan de gebruiker aan. De kostprijs voor het opruimen is vastgelegd in het retributiereglement van het gemeenschapscentrum. 

Art. 54:

Bij niet-naleving van de bepalingen vervat in de artikels 49, 50, 51 en 52 en indien geen voorafgaandelijke overeenkomst met de concessionaris werd afgesloten zoals voorzien in artikel 53, dient de nalatige gebruiker de kostprijs voor het opruimen, vermeerderd met een forfaitaire vergoeding, aan de concessionaris te betalen. De kostprijs voor het opruimen en de forfaitaire vergoeding zijn vastgelegd in het retributiereglement van het gemeenschapscentrum. 

Art. 55:

Bij activiteiten in de evenementenhal waarbij 300 personen of meer aanwezig zijn, is de gebruiker uit categorie A, B en C verplicht om gedurende de activiteit toiletpersoneel te voorzien. Het toiletpersoneel staat in voor het netjes houden van de sanitaire voorzieningen en voor het toezicht aan de toiletten.

Art. 56:

Indien na afloop van een activiteit blijkt dat de normale schoonmaak niet volstaat om de zaal in zijn oorspronkelijke staat te herstellen, zal uitzonderlijk een bijkomende schoonmaakbeurt plaatsvinden. De kostprijs voor deze bijkomende schoonmaakbeurt is vastgelegd in het retributiereglement en zal aan de gebruiker worden aangerekend.

Art. 57:

Bij het gebruik van de evenementenhal, de polyvalente zaal, de vergaderzalen of het seniorenlokaal gedurende 2 of meer opeenvolgende dagen staat de gebruiker uit gebruikerscategorie A, B of C zelf in voor de schoonmaak tijdens de huurperiode.

Art. 58:

De in de evenementenhal aanwezige trussstructuur en de daarbij horende installatie mogen enkel gebruikt worden door mensen die een relevante kennis over het gebruik van deze installatie kunnen aantonen. Bij gebruik moet voor de activiteit de uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde ambtenaar worden bekomen. Eventuele schade die wordt vastgesteld na het gebruik en die niet toe te schrijven is aan de normale slijtage van de installatie zal volledig vergoed worden door de gebruiker.

Art. 59:

De gebruiker en zijn medewerkers maken zich als dusdanig bekend aan alle aanwezigen. De gebruiker is verantwoordelijk voor de handhaving van de orde en de veiligheid voor, tijdens en na de activiteit. De gebruiker is aansprakelijk tegenover om het even welke derde voor alles wat tijdens het gebruik van de zaal en de organisatie van de activiteit gebeurt. 

Art. 60:

De gebruiker, zijn medewerkers en de bezoekers horen zich welvoeglijk te gedragen, dit zowel wat betreft kleding, houding als gedrag. De gebruiker is verantwoordelijk voor elke mogelijke inbreuk hierop.

Art. 61:

Als in het gemeenschapscentrum muziek elektronisch versterkt wordt, situeert het maximaal toegelaten geluidsniveau zich op 95 dB(A) LAeq15min.

De gebruiker kan via het evenementenformulier bij het college van burgemeester en schepenen een afwijking van de geluidsnorm aanvragen tot maximum 97 dB(A) LAeq15min.

Bijkomend wordt in alle gevallen opgelegd dat 102 dB(A) LAmax,slow niet mag overschreden worden en dat de dB(C)-norm maximaal 12 dB boven de A-weging mag liggen.

Bij het spelen van elektronisch versterkte muziek luider dan 85 dB(A) LAeq15min is het meten van het geluid verplicht ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Deze metingen moeten na de activiteit worden doorgegeven aan het gemeentebestuur. Er moeten dan ook gratis oordopjes ter beschikking van het publiek gesteld worden.

Art. 62:

De gebruiker is verplicht om alle dranken (koude dranken, warme dranken, alcoholische dranken…), koffie, thee en snoepgoed bij de concessionaris van het gemeenschapscentrum te bestellen.

Het is ten strengste verboden om eigen dranken, koffie, thee en snoepgoed in het gemeenschapscentrum binnen te brengen en te consumeren.

Art. 63:

Het binnenbrengen en het consumeren van eigen wijn(en), schuimwijn(en), Champagne(s), sterke dranken en gedestilleerde dranken valt niet onder de bepalingen vermeld in artikel 62. Het is de gebruiker toegelaten om eigen wijn(en), schuimwijn(en), champagne(s), sterke dranken en gedestilleerde dranken in het centrum binnen te brengen en te consumeren, op voorwaarde dat:

-          de gebruiker dit uiterlijk 15 dagen voor aanvang van de activiteit schriftelijk aan de bevoegde ambtenaar of diens gemachtigde laat weten;

-          de gebruiker een vaste vergoeding per verbruikte fles betaalt.

De vaste vergoeding per fles is vastgelegd in het retributiereglement.

Art. 64:

Het beschikbare aanbod aan dranken, koffie, thee en snoepgoed staat duidelijk vermeld op een vastgestelde assortimentslijst met bijhorende merknamen en prijzen. De gebruiker van het gemeenschapscentrum kan op eenvoudige vraag de vastgestelde assortimentslijst bekomen.

De gebruiker kan uiterlijk 15 dagen voor aanvang van de activiteit aan de hand van de vastgestelde assortimentslijst een bestelling plaatsen. De gebruiker bestelt de gewenste dranken, koffie, thee en snoepgoed rechtstreeks bij de concessionaris van het gemeenschapscentrum of diens gemachtigde. 

Voor aanvang van de activiteit maken de concessionaris (of diens gemachtigde) en de gebruiker (of diens afgevaardigde) samen een begininventaris op van de ter beschikking gestelde dranken, koffie, thee en snoepgoed. 

Na afloop van de activiteit stellen de concessionaris (of diens gemachtigde) en de gebruiker (of diens afgevaardigde) samen een eindinventaris op van de verbruikte hoeveelheid dranken, koffie, thee, snoepgoed. Deze eindinventaris wordt door beide partijen voor akkoord ondertekend.

Op basis van de eindinventaris factureert de concessionaris het effectieve verbruik rechtstreeks aan de gebruiker.

Art. 65:

Tenzij bij huwelijksfeesten, staat het de gebruiker van de infrastructuur van het gemeenschapscentrum vrij een beroep te doen op een cateraar naar keuze.

Art. 66:

Bij gebruik van het gemeenschapscentrum voor een huwelijksfeest, moet de gebruiker voor het verzorgen van de catering verplicht een beroep doen op een cateraar die vermeld staat op een door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurde lijst van cateraars, hierna ‘de lijst’ genoemd. De gebruiker beschikt over de volledige vrijheid in zijn keuze voor één van de cateraars vermeld op de lijst.      

Art. 67:

Bij een aanvraag voor het gebruik van het gemeenschapscentrum voor een huwelijksfeest, bezorgt de bevoegde ambtenaar de aanvrager de nodige contactgegevens van alle cateraars vermeld op de lijst. De contacten tussen aanvrager en cateraar(s) dienen rechtstreeks te gebeuren zonder tussenkomst vanwege het personeel van het gemeenschapscentrum.

Art. 68:

Bij een aanvraag voor het gebruik van het gemeenschapscentrum voor een huwelijksfeest, kan slechts een gebruikerscontract worden opgemaakt nadat de aanvrager een geldig bewijs van overeenkomst of contract met één van de cateraars vermeld op de lijst heeft voorgelegd.

Indien de gebruiker na het ondertekenen van het gebruikerscontract zijn overeenkomst of contract met één van de cateraars verbreekt, moet hij de bevoegde ambtenaar van het gemeenschapscentrum hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen. In dat geval verliest het gebruikerscontract automatisch elke rechtsgeldigheid.

TITEL 2: Domein Moervelden

Art. 69:

-          De brandverzekering van het gebouw is ten laste van de gemeente.

-          Het terrein en/of de loods worden geacht in goede staat aan de gebruiker ter beschikking te zijn gesteld. Indien de gebruiker toch schade vaststelt, dan moet hij deze voor de ingebruikname van de gehuurde zones schriftelijk melden aan het gemeentebestuur. Indien de voorafgaande melding correct en tijdig is gebeurd, dan wordt de gebruiker vrijgesteld van het vergoeden van de vastgestelde schade.

-          De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schade die aan het terrein of de loods wordt veroorzaakt tijdens de periode dat hij het terrein en/of de loods huurt.

-          Elke veroorzaakte schade aan het terrein of de loods moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden aan het gemeentebestuur en dient vergoed te worden door de gebruiker. Elke nieuwe aanvraag van de betrokken gebruiker kan geweigerd worden zolang het bedrag van de schadevergoeding niet volledig betaald is.

-          Het gemeentebestuur van Ranst kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van het gebruik van het terrein en/of de loods.

-          Het gemeentebestuur van Ranst kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van of schade aan materialen van de gebruiker.

Art. 70:

-          De gebruikers mogen op het terrein of in de loods geen andere activiteiten opzetten dan waarvoor het gebruik werd toegestaan.

-          Het onderverhuren van het domein is ten strengste verboden.

-          De gebruiker geeft minstens één hoofdverantwoordelijke op die als aanspreekpunt dient.

-          Het is verboden om commerciële activiteiten, waarbij (een deel van) de winst uitgekeerd wordt aan een persoon of een bedrijf, uit te oefenen zonder expliciete toestemming van het college van burgemeester en schepenen.

-          De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor billijke vergoeding, Sabam en alle andere nodige vergunningen en toelatingen voor het organiseren van een evenement op het gemeentelijk domein Moervelden.

-          De gebruiker staat zelf in voor het afdwingen van het huurrecht. Hij voorziet dus zelf mensen of middelen om de zone vrij te houden voor eigen gebruik.

-          Na elke activiteit moet het gebruikte terrein en/of de loods worden achtergelaten in de toestand dat deze ontvangen werd (bezemschoon). De gebruiker brengt hiertoe zelf het nodige poetsgerief mee. Gebeurt dit niet dan zullen de kosten voor het ontruimen en proper maken van het terrein en/of de loods integraal doorgerekend worden aan de gebruiker.

-          De gebruiker zal steeds vrije doorgang verschaffen aan gemeentepersoneel in werkopdracht.

-          In de loods geldt een algemeen rookverbod.

-          De gebruiker neemt zelf contact op met de omliggende verenigingen en gebruikers (Urania, BMX, LRV, Beachvolleyterreintje, Duivenbond, Fanfare Broechem, …) van het domein om het evenement aan te kondigen en indien nodig afspraken te maken.

-          De gebruiker moet te allen tijde de vaste gebruikers van het terrein doorgang geven tot bij hun lokalen.

-          Het afvoeren van het afval gebeurt onmiddellijk na de activiteit. De gebruiker staat zelf in voor het afvoeren van het afval.

-          Op het gemeentelijk domein Moervelden worden enkel toiletten of toiletwagens met reservoir toegelaten.

Art. 71:

-          De (nood)deuren mogen nooit slotvast of versperd zijn.

-          Alle richtlijnen en adviezen van de bevoegde ambtenaar, brandweer en politie dienen strikt gevolgd te worden.

Art. 72:

Indien het gebruik van het terrein of de loods aanleiding geeft tot openbare overlast, een       onveilige situatie of als de bepalingen van dit reglement niet nageleefd worden, kan dit de onmiddellijke en verplichte stopzetting van het evenement door de burgemeester tot gevolg hebben.

Art. 73:

De gebruiker wordt geacht akkoord te gaan met dit reglement en zich te houden aan de gemaakte afspraken met het gemeentebestuur van Ranst. Aan de gebruiker die de bepalingen van dit reglement niet respecteert, kan elk volgend gebruik geweigerd worden.

TITEL 3: Sportinfrastructuur

Art. 74:

De gebruiker kan voor de sportinfrastructuur een optie nemen die 14 dagen geldig blijft. Als de optie tijdens deze periode niet gelicht werd door de klant vervalt ze automatisch, ook zonder dat dit wordt gemeld.

Art. 75:

De sportzalen zijn ter beschikking van 9 tot 23 uur. En van 9 tot 22 uur in het weekend

De sporthal wordt geopend 30 minuten voor het gevraagde aanvangsuur en wordt gesloten uiterlijk 30 minuten na de laatste verhuring.

Art. 76:

De aanvragen en afzeggingen  dienen  minimum 2 dagen op voorhand te gebeuren.

Art. 77:

Het betreden van de sporthal gebeurt op eigen risico. Elke handeling die men stelt als sporter of toeschouwer valt volledig ten laste van de bezoeker. Het gemeentebestuur wijst elke vorm van verantwoordelijkheid af bij ongevallen, diefstallen en eventuele opgelopen schade.

Art. 78:

Dronken personen en zij die zich onbetamelijk  gedragen wordt de toegang tot de sporthal ontzegd.

Art. 79:

Stortbaden en kleedkamers dienen zo spoedig mogelijk na het einde van de huurtijd door de gebruikers ontruimd te worden.

Art. 80:

Lessen en oefeningen worden gegeven door deskundigen. De leider, de leraar of het bestuurslid mag zich niet verwijderen voor de gebruikers uit de zaal en de kleedkamers zijn vertrokken.

Art. 81:

De gebruiker draagt er zorg voor dat de speelvloer na het gebruik in ordelijke staat wordt gebracht en onmiddellijk door de volgende gebruiker kan worden benut. Het opruimen en opbergen van materialen indien nodig, dient door de gebruiker te gebeuren, hierop zal toezicht gehouden worden door het aanwezige personeel.

Art. 82:

Toegang tot de toestellenruimte is enkel toegelaten, voor het afhalen en wegbergen van het nodige sportmateriaal. De materialen mogen niet worden versleept, maar moeten gedragen of verrold worden. De trainer begeleidt hierbij de jongeren.

Art. 83:

De gebruiker moet zich stipt houden aan de huurtijd, die in geen geval mag overschreden worden zodat de volgende ploeg ook stipt kan beginnen.

Art. 84:

Het binnenbrengen in de sportzaal of kleedkamer van dranken in glazen verpakkingen, warme dranken en alcoholische dranken is te allen tijde verboden.

Art. 85:

Kinderen beneden de 10 jaar worden niet toegelaten als zij niet begeleid worden door een volwassene, tenzij als deelnemers aan sportmanifestaties in club- of ploegverband.

TITEL 4: Slotbepalingen

Art. 86:

§1. Het besluit van de gemeenteraad van 23 juni 2014 houdende de goedkeuring van het retributiereglement op het gebruik van de culturele infrastructuur van het gemeenschapscentrum Den Boomgaard wordt ingetrokken vanaf 1 januari 2020.

§2. Het besluit van de gemeenteraad van 23 juni 2014 houdende de goedkeuring van het retributiereglement op het gebruik van de de sporthal, de polyvalente zaal en de turnzalen wordt ingetrokken vanaf 1 januari 2020.

Art. 87:

Dit huishoudelijk reglement geldt voor alle contracten die worden afgesloten vanaf 1 januari 2020.

Art. 88:

Deze verordening valt onder het algemeen bestuurlijk toezicht als bepaald in artikel 326-335 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.