Omschrijving:
De gemeenteraad keurt de uitbreiding van het reglement met de retributie op de afgifte van diverse administratieve stukken en vergunningen voor de periode vanaf 1 oktober 2021 tot en met 31 december 2025 goed. De uitbreiding kadert in het KB rond de geneologische onderzoeken.
Motivering:
Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:
Het besluit van de gemeenteraad van 16 december 2019 met de goedkeuring van het huidige retributiereglement voor administratieve stukken
Het besluit van de gemeenteraad van 20 januari 2020 met de goedkeuring van het aangepaste retributiereglement voor administratieve stukken
Juridisch kader:
Artikel 173 van de Grondwet
Behalve voor de provincies, de polders en wateringen en de gevallen uitdrukkelijk uitgezonderd door de wet, het decreet en de regelen bedoeld in artikel 134, kan van de burgers geen retributie worden gevorderd dan alleen als belasting ten behoeve van de Staat, de gemeenschap, het gewest, de agglomeratie, de federatie van gemeenten of de gemeente.
Artikel 40, §3, 41, 2° en 286-288 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Deze reglementen hebben onder meer betrekking op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente. Het vaststellen van andere gemeentelijke reglementen dan die over personeelsaangelegenheden, en het bepalen van straffen en administratieve sancties bij de overtreding van die reglementen kan niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd.
De burgemeester maakt de reglementen en de verordeningen van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en schepenen en van de burgemeester
De bekendmaking van de lijst van de besluiten, vermeld in artikel 285, en van de besluiten, vermeld in artikel 286, gebeurt binnen tien dagen nadat ze genomen zijn, met vermelding van de datum waarop ze via de webtoepassing worden bekendgemaakt. Voor de besluiten bevat de bekendmaking ook de datum waarop ze zijn aangenomen. De webtoepassing van de gemeente vermeldt de wijze waarop het publiek inzage kan krijgen in de besluiten die op de lijst zijn vermeld, en vermeldt ook de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende overheid, vermeld in artikel 326. Als de toezichthoudende overheid een besluit heeft vernietigd, wordt ook van die vernietiging melding gemaakt.
De reglementen en verordeningen, vermeld in artikel 286, § 1, 1° en 2°, en de reglementen, vermeld in artikel 286, § 2, 1° en 2°, treden in werking op de vijfde dag na de bekendmaking ervan, tenzij het anders bepaald is.
Artikelen 50-67 van het Consulair Wetboek van 21 december 2013
De wet van 14 maart 1968 tot opheffing van de wetten betreffende de verblijfsbelasting voor vreemdelingen
De wet van 25 juni 2017 tot hervorming van regelingen inzake transgenders wat de verandering van geslacht in akten van de burgerlijke stand en de gevolgen betreft
De wet van 18 juni 2018 die aanpassingen doet in het kader van de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing
Het Koninklijk Besluit van 10 december 1996 betreffende de verschillende identiteitsdocumenten voor kinderen onder de twaalf jaar
Het Koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs
Het Koninklijk besluit van 5 maart 2017 tot bepaling van de verblijfsvergunningen waarvoor de gemeenten retributies kunnen innen
Het Ministerieel besluit van 20 juli 2005 tot bepaling van de betalingswijze van de retributies
Artikel 2 van het Ministerieel besluit van 19 april 2014 aangaande de afgifte van paspoorten
De omzendbrief van 11 juni 2018 waarbij de bevoegdheid voor de voornaamswijziging overgedragen wordt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand en de voorwaarden en procedure ervan regelt
Artikel 29 van het Burgerlijk Wetboek
Koninklijk besluit van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot DABS aan het Algemeen Rijksarchief in de Provinciën
Bijkomende motivering:
De gemeente levert een dienst aan een aanvrager waarbij een billijke vergoeding voor verschuldigd is. Het reglement moet aangepast worden voor de mogelijkheid tot het voorzien voor genealogische opzoekingen.
De akten van de burgerlijke stand bestaan om mensen hun 'zijn' te definiëren en ervoor te zorgen dat alles met betrekking tot deze persoon vastgelegd kan worden. Deze akten kunnen niet alleen nuttig zijn voor de betrokkene zelf maar ook in stamboomonderzoek zijn deze akten een bron van noodzakelijke informatie. Met de invoering van de nationale Databank Akten Burgerlijke Stand (DABS) werd er geen rekening meer gehouden met deze genealogische opzoekingen en moest er gewacht worden op een nieuw regelgevend kader om deze opzoekingen te doen. In tussentijd mochten enkel akten opgezocht worden door medewerkers om ze dan zo door te geven aan de mensen die opzoekingen deden. Het nieuwe KB regelt wel terug de modaliteiten onder dewelke opzoekingen mogen of kunnen plaatsvinden. Het is echter aan de gemeente om rond de praktische uitwerking een reglement op te stellen.
De registers met de akten burgerlijke stand worden momenteel bewaard in kasten die enkel toegankelijk zijn voor de eigen medewerkers. In de voorbije jaren hebben wij als gemeente veel van onze registers laten digitaliseren nl. alle bevolkingsregister en alle akten van alle deelgemeenten vanaf 1950 tot 2018 - de start van de digitale databank. Door deze digitalisering zal het voor de gemeente mogelijk zijn om de akten en bevolkingsboeken die ingescand zijn en behoren tot de openbare akten/registers via een digitaal kanaal ter beschikking te stellen van de burgers. Ook het Rijksarchief heeft al heel wat inspanningen gedaan om akten te digitaliseren. Voor onze gemeente werden alle akten tot 1910 digitaal ontsloten door het Rijksarchief. Wettelijk zijn we niet verplicht om de akten die beschikbaar zijn in het Rijksarchief zelf ook nog ter beschikking te stellen maar het mag wel. Waar we wel toe verplicht zijn het ter beschikking stellen, voor opzoekingen, van de andere openbare akten.
De geboorteakten ouder dan 100 jaar, dus 1911 tot 1921, huwelijksakten ouder dan 75 jaar, dus 1911 tot 1946 en overlijdensakten ouder dan 50 jaar, dus 1911 tot 1971 zijn openbaar.
De bedoeling is om zo veel mogelijk digitaal aan te bieden maar de burgers ook de kans te geven om de akten fysiek te komen inkijken.
In het retributiereglement werd opgenomen dat opzoekingen voor genealogische doeleinden die door een medewerker moeten gebeuren zullen uitgevoerd worden aan € 10 per opzoeking. In dit bedrag zit uiteraard de kopie- en verzendkost inbegrepen.
Financiële gevolgen:
Omschrijving: | Inkomsten uit de retributie voor het opzoeken, het samenstellen en het afleveren van administratieve stukken en inlichtingen voor de periode 2020-2025 |
Actie: | Beheren van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters en afleveren van vergunningen en attesten voor woonontwikkeling |
Ramingnummer: | RA000228, RA000229, RA000232 en RA001282 |
Inkomst: | € 240.000 |
Visumnummer: | niet van toepassing |
Besluit met:
18 stemmen voor: Johan De Ryck (N-VA), Luc Redig (Groen), Leen Baeten (N-VA), Jan Dillen (N-VA), Annelies Creten (Groen), Sonja De Pooter (Onafhankelijk), Frans Marivoet (Groen), Christel Engelen (Vlaams Belang), Hilde Goris (Goesting!), An Willems (N-VA), Guido Wittocx (N-VA), Erik Fossez (N-VA), Erika Eeckhout (N-VA), Zoe Helsen (N-VA), Joris Van Camp (Groen), Patrick Vandervaeren (Vlaams Belang), Raf Serneels (N-VA) en Kurt De Belder (Groen)
3 tegen: Lode Hofmans (Onafhankelijk), Roel Vermeesch (Onafhankelijk) en Bart Goris (Goesting!)
3 onthoudingen: Tine Muyshondt (CD&V/WIJRanst), Fernand Bossaerts (CD&V/WIJRanst) en Christel Meeus (CD&V/WIJRanst)
Art. 1:
De gemeenteraad vestigt een retributie op de afgifte van hierna volgende administratieve stukken en vergunningen voor de periode vanaf 1 januari 2020 tot en met 31 december 2025.
Art. 2: omgevingsvergunning:
§1. De retributie is verschuldigd door degene die het stuk, de vergunning of de inlichting vraagt. Het betreft hier zowel de aanvragen tot het afleveren van verkavelingsvergunningen en omgevingsvergunningen als de aktename van meldingen. Het dossier kan ook bestaan uit de vraag tot het wijzigen van een verkaveling of het omzetten van een milieuvergunning voor 20 jaar naar een permanente omgevingsvergunning, de bekendmaking van het verstrijken van elke geldigheidsperiode van 20 jaar van een omgevingsvergunning van onbepaalde duur of de melding van de overdracht van een vergunning voor een ingedeelde inrichting of activiteit.
§2. Het bedrag van de retributie voor omgevingsvergunningsaanvragen wordt vastgesteld als volgt:
- € 0 per dossier met 1 particuliere woongelegenheid indien het dossier voor stedenbouwkundige handelingen (of gemengd) digitaal wordt ingediend
- € 50 per woongelegenheid per dossier gaande over 2 of meer woongelegenheden indien het dossier voor stedenbouwkundige handelingen (of gemengd) digitaal wordt ingediend
- € 200 per dossier per lot in de verkaveling(swijziging) indien het dossier voor de verkaveling digitaal wordt ingediend
- € 200 per dossier voor inrichtingen klasse 1 of 2 als de gemeente de vergunningsverlenende overheid is
- € 200 per dossier voor socio-economische vergunningen
- voor het organiseren van een openbaar onderzoek in het kader van een omgevingsvergunningsaanvraag en een verkavelingsaanvraag: de kosten van de aangetekende zendingen en de eventuele publicatiekosten
- voor stedenbouwkundige opzoekingen: € 50 per opzoeking per perceel
- voor een conformiteitsattest in het kader van de Vlaamse wooncode: € 50 per attest. De retributie is niet verschuldigd voor positieve comformiteitsattesten aangevraagd door sociale huisvestingsmaatschappijen en of sociale verhuurkantoren werkzaam op het grondgebied van Ranst en onderzocht door het intergemeentelijk samenwerkingsverband Lokaal Woonbeleid (IGS) IVLW Midden
§3. Bijkomend bij de bedragen uit §2 wordt € 100 per regularisatiedossier aangerekend.
§4. Bijkomend bij de bedragen uit §2 en §3 wordt € 50 aangerekend per dossier dat analoog wordt ingediend.
§5. Het bedrag van de retributie voor de aanvraag tot het houden van een projectvergadering wordt vastgesteld op € 500.
§6. De betaling gebeurt per factuur. De retributie dient te worden betaald binnen de dertig dagen vanaf de verzending van de factuur behalve de retributie voor het organiseren van een openbaar onderzoek in het kader van een omgevingsvergunningsaanvraag en een verkavelingsaanvraag. Deze wordt betaald na het voeren van een openbaar onderzoek via factuur.
Art. 3: voornaamswijziging
§1. De gemeenteraad vestigt een retributie op het wijzigen van een voornaam. Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld als volgt:
1) het basisbedrag bedraagt € 500
2) in onderstaande gevallen wordt het tarief verminderd tot 10% van het basistarief tot € 50:
a) een aanvraag tot wijziging van de voornaam die op zichzelf of in combinatie met de achternaam ongepast of hatelijk zou zijn.
b) een aanvraag tot wijziging van de voornamen die vreemd klinkend zijn
c) een aanvraag tot wijziging van de voornamen die tot verwarring kan leiden
d) een aanvraag tot wijziging van de voornaam door deze af te korten
e) een aanvraag tot wijziging van de voornamen waar een leesteken toegevoegd of weggelaten wordt of waar een teken verandert waardoor de uitspraak wijzigt
3) de beslissing of de aanvraag tot wijziging van de voornaam onder één van in 2° van dit artikel opgesomde situaties valt, wordt genomen door de ambtenaar van de burgerlijke stand.
§2. Volgende aanvragen tot voornaamswijziging zijn vrijgesteld van retributie:
- personen van vreemde nationaliteit die een verklaring tot verkrijging van de Belgische nationaliteit hebben ingediend en geen voorna(a)m(en) hebben, zijn vrijgesteld van enige retributie om dat te verhelpen
- transgenders
§3. De retributie is verschuldigd door de aanvrager of de wettelijk vertegenwoordiger bij minderjarigen, van de wijziging aan de voornaam.
§4. De betaling gebeurt per factuur. Het verschuldigde bedrag dient te worden betaald binnen de dertig dagen vanaf de verzending van de factuur. De procedure voornaamswijziging wordt pas gestart na ontvangst van het te betalen bedrag.
Art. 4: Afgifte van administratieve stukken:
§1. Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld als volgt :
4) Voor Belgische identiteitskaarten:
a) gratis voor de eerste afgifte aan kinderen vanaf 12 jaar
b) € 3 gemeentebelasting voor de afgifte aan personen vanaf 13 jaar, vermeerderd met de kosten aangerekend door de federale overheid en in voorkomend geval verhoogd met de kosten aangerekend bij keuze van een spoedprocedure.
5) Voor de identiteitskaarten of verblijfsvergunningen aan vreemdelingen:
- € 3 gemeentebelasting voor de afgifte aan personen vanaf 12 jaar, vermeerderd met de kosten aangerekend door de federale overheid en in voorkomend geval verhoogd met de kosten aangerekend bij keuze van een spoedprocedure.
6) Voor de identiteitsbewijzen voor niet-Belgische kinderen minder dan 12 jaar:
- € 2 gemeentebelasting per identiteitsbewijs.
7) Voor het elektronisch identiteitsdocument voor Belgische kinderen,Kids-ID :
- De kostprijs aangerekend door de Federale Overheid vermeerderd met in voorkomend geval de kosten aangerekend door Group 4 bij keuze van een spoedprocedure.
8) Voor de paspoorten:
- € 5 gemeentebelasting voor elk nieuw paspoort vanaf de leeftijd van 18 jaar, verhoogd met de kosten aangerekend door de Federale Overheid en in voorkomend geval verhoogd met de aangerekende kosten voor een spoedprocedure.
9) Voor het wettigen van handtekeningen en het eenvormig verklaren van afschriften:
- € 2 per prestatie.
10) Voor rijbewijzen:
- de kostprijs aangerekend door de Federale Overheid voor voorlopige rijbewijzen in bankkaartmodel
- gratis voor rijbewijzen uitgereikt in toepassing van het artikel 21,§3 van het Koninklijk Besluit betreffende het rijbewijs van 23 maart 1998
- € 5 gemeentebelasting voor elk rijbewijs in bankkaartmodel dat afgeleverd wordt vermeerderd met de kosten aangerekend door de federale overheid
- € 5 gemeentebelasting voor elk internationaal rijbewijs dat afgeleverd wordt vermeerderd met de kosten aangerekend door de federale overheid
11) Attesten immatriculatie:
- € 5 voor elk nieuw attest van immatriculatie dat afgeleverd wordt
- gratis voor de verlenging van het attest van immatriculatie
12) Trouwboekje:
- € 20 voor een duplicaat van het trouwboekje
13) Het vernieuwen, verlengen of vervangen van de elektronische A-kaart:
- € 10 bovenop de standaard retributie die geldt voor de vernieuwing, verlenging of vervanging van de andere verblijfstitels. De retributie wordt bij vernieuwing, verlenging of vervanging geïnd, maar kan maar één keer per jaar geïnd worden.
14) voor het afleveren van een gegevensdrager: € 5 per gegevensdrager
15) voor opzoekingen in het rijksregister: € 5 per opzoeking
16) voor genealogische opzoekingen: € 10 per opzoeking
17) Schriftelijke stukken:
a) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A4 (zwart/wit): € 0,3 per kopie
b) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A4 (kleur): € 0,5 per kopie
c) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A3 (zwart/wit): € 0,5 per kopie
d) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A3 (kleur): € 0,7 kopie
e) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A2 (zwart/wit): € 0,8 per kopie
f) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A2 (kleur): € 1 per kopie
g) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A1 (zwart/wit): €1 per kopie
h) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A1 (kleur): € 1,2 per kopie
i) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A0 (zwart/wit): €1,2 per kopie
j) voor het afleveren van schriftelijke stukken op A0 (kleur): € 1,4 per kopie
Deze voormelde bedragen zijn exclusief verzendingskosten, met uitzondering van bestuursdocumenten.
§2. De retributie is niet toepasselijk op de afgifte van stukken die krachtens een wet, koninklijk besluit of een overheidsverordening reeds aan de betaling van een recht ten behoeve van de gemeente onderworpen zijn. Uitzondering wordt gemaakt voor de rechten welke de met het afgeven van paspoorten, belaste gemeenten ambtshalve toekomen krachtens de wet op de consulaire en kanselarijrechten.
§3.De retributie moet contant betaald worden bij aanvraag van het administratief stuk. Bij niet betaling zal het administratieve stuk niet aangevraagd of gemaakt worden.
Art. 5: Genealogische onderzoeken
§1 - definitie
Het opzoeken, inkijken van de openbare registers burgerlijke stand en bevolkingsregister kan enkel na het maken van een afspraak. Het ontlenen van registers is niet mogelijk.
§2 - registratie
Elke bezoeker schrijft zich in in het register met vermelding van de geraadpleegde boeken. De gewenste boeken zullen door een medewerker ter beschikking gesteld worden op voorwaarde dat ze een openbaar karakter hebben. Na gebruik brengt de bezoeker de boeken terug naar de medewerker.
§3- beschadigingen
Het is verboden de registers te beschadigen. Indien er toch stukken beschadigd worden en deze beschadiging werd niet vooraf gemeld aan de medewerker kan er een schadevergoeding gevraagd van € 125 per beschreven of beschadigd bladzijde
§4 - reproductie
Openbare stukken mogen gereproduceerd worden via het overschrijven, ingeven op pc, laptop, ipad, ..., fotograferen zonder bijkomend licht of video-opnames.
Het maken van fotokopieën, het inscannen of het afdrukken van digitale documenten kan gebeuren door een medewerker op basis van de tarieven in artikel 4, §1.
Art. 6:
Het besluit van de gemeenteraad van 20 januari 2020 met de goedkeuring van het huidige retributiereglement voor het opzoeken, het samenstellen en het afleveren van administratieve stukken en inlichtingen wordt opgeheven vanaf 1 oktober 2021.
Dit retributiereglement geldt vanaf 1 oktober 2021 tot en met 31 december 2025.