Omschrijving:

De gemeenteraad keurt het reglement goed voor het uitlenen van gemeentelijke materialen.

Motivering:

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:

Het besluit van de gemeenteraad met de goedkeuring van het retributiereglement uitlenen gemeentelijke materialen van 15 maart 2021.

Juridisch kader:

Artikel 40, §3, en 41, lid 2, 2° en 14° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Deze reglementen hebben onder meer betrekking op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente. Het vaststellen van andere gemeentelijke reglementen dan die over personeelsaangelegenheden, en het bepalen van straffen en administratieve sancties bij de overtreding van die reglementen kan niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd. Hetzelfde geldt voor het vaststellen van de gemeentebelastingen en  van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen.

Artikel 286, §1, 1°, 287, 288 en 330  van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur

De burgemeester maakt de reglementen en de verordeningen van de gemeenteraad bekend via de webtoepassing van de gemeente, binnen tien dagen nadat ze genomen zijn en met vermelding van de datum waarop ze via de webtoepassing worden bekendgemaakt, alsook ook de datum waarop ze zijn aangenomen. Zij treden in werking op de vijfde dag na de bekendmaking ervan, tenzij het anders bepaald is. De bekendmaking en de datum van bekendmaking van de reglementen moet blijken uit de aantekening in een register. Op dezelfde dag als de bekendmaking op de webtoepassing van de reglementen en de verordeningen van de gemeenteraad, brengt de gemeenteoverheid de toezichthoudende overheid op de hoogte van de bekendmaking ervan.

Financiële gevolgen:

Besluit met eenparigheid van stemmen:

Art. 1: Uit te lenen en ter beschikking gestelde materialen

Het gemeentebestuur kan materiële voorzieningen en diensten ter beschikking stellen van elke Ranstse vereniging, socio-culturele groep of initiatief voor inwoners van Ranst, dienend voor manifestaties in Ranst. De materialen worden niet ter beschikking gesteld voor privé-feesten en voor activiteiten waarbij (een deel van) de winst uitgekeerd wordt aan een persoon of een bedrijf. De voor bruikleen in aanmerking komende materialen zijn in het online aanvraagformulier opgenomen. Deze lijst kan steeds aangevuld en gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen in functie van de omstandigheden.

Art. 2: Aanvragen

§1. De aanvragen moeten gebeuren via het in artikel 1 genoemde online aanvraagformulier.

§2. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.

§3. De aanvragen van niet-gemeentelijke diensten kunnen ten vroegste 12 maanden en ten laatste 1 maand voor het evenement ingediend worden. Deze aanvragen kunnen ingewilligd worden als de materialen  voorhanden zijn en als de ontlening praktisch haalbaar is.

§4. De vastlegging is pas definitief na bevestiging door de uitleendienst.

§5. De beslissing wordt meegedeeld aan de aanvrager.

Art. 3: Bevestiging aanvraag

De aanvraag wordt 6 maanden voor datum van het evenement bevestigd.

Bij meer aanvragen dan beschikbaar materiaal worden volgende voorrangsregels gehanteerd:

1. Evenementen georganiseerd door de gemeentelijke diensten van Ranst
2. Scholen op grondgebied van Ranst
3. Verenigingen en erkende burgerinitiatieven
4. Openbare besturen en naastgelegen gemeenten.

Art. 4: Uitleenperiode

De terbeschikkingstelling gebeurt steeds voor de duur van de activiteit, met een maximum van 7 opeenvolgende dagen. Uitzonderingen kunnen enkel, na het indienen van een gemotiveerde reden, toegestaan worden door de uitleendienst.

Art. 5: Annuleringen

Bij annulering en/of wijziging binnen de maand voor het evenement kan een administratieve kost aangerekend worden.

Art. 6: Logistieke verdeling materialen

Op het online aanvraagformulier zijn de materialen ondergebracht als volgt:

-          materialen die door de ontlener zelf af te halen en terug te brengen zijn, daarvoor moet hij een afspraak maken met de gemeentelijke magazijnen. De materialen worden nagekeken samen met de magazijnier op volledigheid en schade.

-          materialen die door gemeentelijke diensten worden gebracht en opgehaald. Dit gebeurt tijdens de diensturen. De plaats van de levering wordt afgesproken met de verantwoordelijke van de gemeente. Na de manifestatie zet de vereniging het materiaal bijeen op de afgesproken plaats, volgens de instructies van de verantwoordelijke van de gemeente. Bij ophaling worden de materialen gecontroleerd op volledigheid en schade.

Art. 7: Podiumwagen

Bij de uitleen van de podiumwagen aan andere openbare besturen worden er kosten aangerekend conform artikel 7 van het retributiereglement voor de uitvoering van werken, bij de opbouw en afbraak van de podiumwagen is er verplicht een werknemer van de technische dienst aanwezig.

Art. 8: Herbruikbare bekers

§1. Het gemeentebestuur beschikt over bekers van 25 cl PC (polycarbonaat). De ontlener verbindt er zich toe aan het publiek kenbaar te maken dat het om herbruikbare bekers gaat die terug ingeleverd moeten worden. Hij zet daartoe een inzamelsysteem  op.

§2. De bekers en de opbergbakken moeten door de ontlener, na afspraak, afgehaald en teruggebracht worden.

§3. De bekers en/of opbergbakken worden gereinigd en gedroogd terug binnen gebracht volgens de meegegeven instructies.

§4. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de ontlener het geleende materiaal in goede staat af te leveren. Bij verlies of beschadiging wordt de volgende kostprijs aangerekend:

-          € 2 per beker

-          € 60 per opbergbak

-          € 20 per deksel/handvat

-          € 75 indien de bekers en/of opbergbakken niet correct (nat, vuil,…) teruggebracht worden na een verwittiging.

Art. 9: Plichten en verantwoordelijkheden van de ontleners

§1. De ontlener is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal vanaf het ogenblik van de levering ter plaatse of de afhaling tot op het ogenblik van de afhaling bij de ontlener ter plaatse of de terugbezorging aan het bestuur. Indien de ontlener gebreken vaststelt bij levering of afhaling dient hij dit onmiddellijk te melden via evenementen@ranst.be.

§2. Het is de ontlener niet toegelaten het materiaal zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitleendienst aan derden over te dragen. Indien zulks wordt geconstateerd kan het college van burgemeester en schepenen beslissen de ontlener in de toekomst uit te sluiten van het ontlenen of ter beschikking stellen van materiaal en het reeds ontleende materiaal direct terug te vorderen.

§3. De ontlener dient zorg te dragen voor het ontleende materiaal als een goede huisvader en al het mogelijke te doen om beschadiging, verlies en diefstal te voorkomen.

§4. De eenvoudige aanvaarding van het materiaal zal als erkenning van deze verantwoordelijkheden beschouwd worden en als bevestiging dat de materialen in goede staat verkeren bij ontvangst. Elke klacht achteraf wordt geweigerd.

§5. De ontlener mag geen reparaties of wijzigingen aan het materiaal uitvoeren of laten uitvoeren zonder uitdrukkelijke toestemming van de gemeente.

§6. In het bijzonder voor de audiovisuele materialen is de ontlener verplicht om zich op de hoogte te stellen van het correct gebruik ervan. De schriftelijke gebruiksaanwijzingen die een essentieel onderdeel uitmaken van het audiovisueel materiaal dienen strikt nageleefd te worden.

§7. Alle materialen  dienen gereinigd te worden alvorens ze terug worden opgehaald.

Specifiek voor vuilbakken:

Deze zijn geledigd en gereinigd bij ophaling. Indien niet, zullen de stort- en reinigingskosten volgens het retributiereglement voor de uitvoering van werken worden aangerekend.

Art. 10: Schade of verlies

§1. Bij beschadiging, verlies, diefstal of nalatigheid wordt de volledige schade gefactureerd aan de ontlener. Hieruit voortvloeiende werkuren zullen gefactureerd worden conform het retributiereglement voor de uitvoering van werken.

§2. Herstellingskosten voortkomende uit het veelvuldig gebruik en sleet van het materiaal, vallen ten laste van het gemeentebestuur.

§3. Zo lang een aanvrager een openstaande schuld heeft bij de gemeente, worden geen ontleningen toegestaan.

§4. Openstaande schulden van aanvragers kunnen verrekend worden met eventuele gemeentelijke subsidies die aan de aanvrager worden toegewezen.

Art. 11: Aansprakelijkheid

Het gemeentebestuur kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en andere schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen.

Art. 12: Schorsing van de dienstverlening

§1. Bij overtreding van dit reglement kan de betrokken ontlener uitgesloten worden van het gebruik van het uitgeleende materiaal.

§2. Het college van burgemeester en schepenen kan mits een duidelijke verantwoording beslissen dat gedurende een bepaalde periode of op een bepaald tijdstip de dienstverlening wordt geschorst omdat wegens dringende redenen voorrang moet worden gegeven aan gemeentelijke noodwendigheden i.v.m. de inrichting en de werking van de gemeentelijke diensten of gemeentelijke taakopdracht.

Art. 13: Slotbepaling

§1. Het reglement voor het uitlenen van gemeentelijke materialen geldt vanaf heden. Het retributiereglement voor het uitlenen van gemeentelijke materialen van 15 maart 2021 wordt vanaf heden opgeheven.

§2. Dit reglement valt onder het algemeen bestuurlijk toezicht als bepaald in artikel 326-335 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.