Zitting van Politieraad van woensdag 25 november 2020
5. Interzonaal samenwerkingsprotocol FOCUS - goedkeuring
Motivering:
Relevante voorgeschiedenis, feiten en context:
De Politiezone Antwerpen beschikt over een vooruitstrevend operationeel platform van softwareproducten met de verzamelterm ‘FOCUS’. Het platform faciliteert de politieambtenaar tijdens zijn politionele kerntaken binnen en buiten het politiekantoor door middel van een integraal informatieaanbod en laagdrempelige communicatiekanalen.
Focus faciliteert de politieambtenaar tijdens zijn politionele kerntaken binnen en buiten het politiekantoor door middel van een integraal informatieaanbod en laagdrempelige communicatiekanalen.
Op 19 december 2017 werd op het Coördinatiecomité van de geïntegreerde politie (CCGPI) een convenant (=Basisconvenant) ondertekend door de Commissaris-generaal van de Federale Politie, de voorzitter van de Vaste Commissie van de Lokale Politie en de korpschef van de Politiezone Antwerpen waardoor de uitrol van Focus voor de volledige geïntegreerde politie mogelijk werd gemaakt.
In dit Basisconvenant werden een aantal principes i.v.m. de objectieven, de scope, de governance, de doelstellingen en het projectmanagement vastgelegd. Er werd overeengekomen dat Politiezone Antwerpen de rol van ‘maakorganisatie’ voor de software op zich neemt. De Federale Politie neemt de rol op van ‘beheersorganisatie’ en van opdrachtgever voor de overkoepelende projecten
Op 7 december 2018 stemde de Ministerraad in met de keuze van Focus als “mobile front end” voor de volledige geïntegreerde politie.
Hierop werd op 8 december 2018 een Financieel Protocol afgesloten tussen de minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken, de minister van Justitie en de burgemeester van de stad Antwerpen waarbij de regels m.b.t. de continuïteit, het financieel beheer, de vastlegging van de prioriteiten en de arbitrageprocedure volledig werden uitgewerkt.
FOCUS wordt gerealiseerd door een software delivery organisatie met hoge technische expertise én functionele domeinkennis. Deze organisatie heeft als doel zich flexibel te organiseren om FOCUS uit te kunnen bouwen in samenwerking met stakeholders van de geïntegreerde politie om zo lokale projecten of maatwerk gerealiseerd te zien in het FOCUS-platform.
Juridisch kader:
Artikel 25 en 29 van de Wet tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus van 7 december 1998
De politieraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en. De voorzitter van het politiecollege zit de politieraad voor.
In de politiezone die uit één gemeente bestaat, bereidt de korpschef, in afwijking van artikel 26bis , § 1, van de nieuwe gemeentewet, de zaken voor die aan de gemeenteraad of aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd en die in een meergemeentezone tot de bevoegdheid van, naargelang het geval, de politieraad of het politiecollege behoren.
Artikel 33 van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus
Titel V van de nieuwe gemeentewet [1 , met uitzondering van de artikelen 234 en 236,] is van toepassing op het beheer van de goederen en inkomsten van de lokale politie, met dien verstande dat voor de meergemeentezone de in de nieuwe gemeentewet voorkomende woorden "gemeente, gemeenteraad, college van burgemeester en schepenen, gemeente-instellingen die geen rechtspersoonlijkheid bezitten", respectievelijk moeten worden gelezen als : "meergemeentezone, politieraad, politiecollege," en "uitdrukkelijk aangewezen afdelingen van de lokale politie".
De raad kiest de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten worden gegund en stelt de voorwaarden vast.
Hij kan de uitoefening van zijn bevoegdheden bedoeld in het eerste lid overdragen aan het college, binnen de perken van de daartoe op de gewone begroting ingeschreven kredieten. Het college stelt de procedure in, gunt de overheidsopdracht en volgt de uitvoering ervan op. In de gevallen waarin en voor zover de onderhandelingen met de inschrijvers is toegestaan, kan het college de voorwaarden van de overheidsopdracht vóór de gunning wijzigen. Het college deelt dit mee aan de raad, die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt. De wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2,4° en 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het besluit van de politieraad van 20 februari 2019 met de delegatie van de bevoegdheid om met betrekking tot overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, de lastvoorwaarden vast te leggen en de wijze van gunning te bepalen en dit voor overheidsopdrachten die betrekking hebben op het dagelijks beheer van de zone, voor zover het politiecollege optreedt binnen de budgetten voorzien in de goedgekeurde begroting en beperkt blijft tot 30.000 euro, excl. btw.
Bijkomende motivering:
De Politiezone ZARA wenst gebruik te maken van de opportuniteit van samenwerking rond de ontwikkeling van nieuwe toepassingen. De samenwerking maakt het mogelijk eigen projecten op te starten die een invulling moeten geven aan specifieke noden. Ze biedt de mogelijkheid om de operationele werking beter te laten ondersteunen door moderne technologie. Om die samenwerking formeel tot stand te kunnen brengen, moeten de politieraad van de politiezone ZARA en de gemeenteraad van de stadA ntwerpen een protocol afsluiten.
De Focus-versie die de Federale Politie aan de GIP aanbiedt bevat 10 apps. De politiezones hebben specifieke behoeften die niet door het standaardaanbod van de Federale Politie worden afgedekt. Dergelijk maatwerk wordt mogelijk binnen het kader van voorliggend interzonaal protocol.
De Politiezone ZARA doet een aanvraag aan de Politiezone Antwerpen (de zgn. 'maakorganisatie') om een specifieke software te ontwikkelen. Het kan daarbij gaan om een nieuwe behoefte of maatwerk features in bestaande applicaties. Op basis van deze aanvraag stelt de maakorganisatie een ontwerp, een faseplan en een kostenraming op. Indien opdrachtgever en maakorganisatie het hierover eens, wordt er een deelnameformulier opgesteld. Zo ontstaat het project dat een gestructureerde samenwerking is tussen de twee partijen.
Politiezone Antwerpen maakt de software aan kostprijs. De kostenraming houdt rekening met 15% wijzigingsbudget voor change requests na de oplevering.
De werkelijke projectkost wordt proportioneel verdeeld over de opdrachtgevers volgens het aantal medewerkers dat de deelnemende politiezones tellen. Hoe meer deelnemers inschrijven op een nieuwe toepassing, hoe meer de investeringskost gedeeld kan worden.
Er wordt ook een budget voor het evolutief en correctief onderhoud aangerekend: jaarlijks 7% van de kapitaalswaarde van de toepassing.
Nieuwe gebruikersgroepen kunnen vragen om bestaande softwarecomponenten te gebruiken. Zij dragen dan retroactief bij tot de investeringskost (principe van wederzijdse investering). De bijdrage van iedere nieuwe gebruikersgroep wordt evenredig verdeeld volgens het aantal medewerkers per politiezone. Dit heeft voor gevolg dat de oorspronkelijke opdrachtgevers recht hebben op een terugbetaling van een deel van hun investeringskost. De nieuwe deelname leidt dus tot een herberekening van de oorspronkelijke deelnamekost van de opdrachtgevers van de reeds ingestapte gebruikersgroepen.
Partijen komen overeen dat het saldo dat resulteert uit deze herberekening niet onmiddellijk wordt teruggestort maar dat het wordt opgenomen in een zgn. kredietlijn die voor elke politiezone is opgedeeld in krediettellers.
Eén keer per jaar wordt er voor elke politiezone een afrekening gemaakt waarin wordt berekend wat het saldo van bijdragen en deelname aan de kosten voor alle projecten is. Na voorafgaandelijke aftrek van de onderhoudskosten voor het volgende jaar, kan elke opdrachtgever of aangesloten politiezone kiezen om bij een positief saldo dit bedrag te laten uitbetalen of aan te wenden om in nieuwe projecten te stappen.
Het samenwerkingsprotocol is van onbepaalde duur en treedt in werking vanaf de goedkeuring
door de gemeenteraad.
De federale politie draagt de kost van de infrastructuur, de hosting en de beheersservices.
Mocht de Federale Politie besluiten niet meer voor deze diensten in te staan, zal de maakorganisatie deze beheersdiensten aanbieden en zullen ook deze kosten volgens een evenredige verdeelsleutel worden verrekend aan de opdrachtgevers en nieuwe gebruikersgroepen.
Bijlagen:
Interzonaal samenwerkingsprotocol FOCUS
Besluit met eenparigheid van stemmen:
Enig artikel:
§1. De politieraad keurt de toetreding van de Politiezone ZARA tot het Interzonaal samenwerkingsprotocol met de Politiezone Antwerpen voor de ontwikkeling van software op het informaticaplatform FOCUS, dat gevoegd is bij dit besluit en er integraal deel van uitmaakt
§2. De politieraad machtigt de burgemeester-voorzitter van de politieraad van de politiezone Ranst, Johan de Ryck, en de korpschef Rob Verbist tot ondertekening van het Interzonaal samenwerkingsprotocol